فرایند چیست ؟
فرایند در کسب و کارها و سازمانها به مجموعه اعمال ساختاریافته گفته می شود. پس در کل فرایند به مجموعه فعالیت‌های به هم پیوسته‌ای اطلاق می‌شود که برای ایجاد یک یا چند تغییر تعریف شده طراحی و پیاده شده است. در ضمن هر فرایند با یک فعالیت مشخص آغاز و با یک فعالیت مشخص نیز پایان می‌یابد. تشخیص این فعالیت‌ها از اهمیت ویژه‌ای برای شناسایی فرایند برخوردار است. به منظور تأکید بر ضرورت تشخیص فعالیت‌های آغاز کننده و خاتمه دهنده، فرایند را به عنوان مجموعه فعالیت‌های به هم پیوسته‌ای که با یک فعالیت مشخص آغاز می‌شود و با یک فعالیت مشخص پایان می‌یابد، نیز تعریف کرده‌اند.
برای مثال فرایند خرید یک شرکت با ارائه درخواست تامین کالا از سوی یکی از واحدهای سازمان آغاز و پس از طی کردن مراحل مختلفی مانند تایید اولیه ، بررسی کمیسیون خرید و مقایسه فروشندگان و تایید نهایی منجر به خرید کالا توسط مسئول فروش شرکت و تحویل کالا به واحد درخواست دهنده خواهد شد.
در سازمانها معمولاً اجرای یک فرایند با چند تغییر همراه است و تشخیص تمامی موارد ایجاد تغییر برای رسیدن به درک کاملی از فرایند الزامی است. تغییرات ایجاد شده در اثر وقوع یک فرایند را باید در موضوعات زیر جستجو کرد:
۱. فرد انجام دهنده فعالیت: در فرایندهایی که به منظور شناسایی و کسب آگاهی انجام می‌پذیرد، هدف اصلی از انجام فرایند ایجاد تغییر در دانسته‌های فرد انجام دهنده فعالیت است. برای مثال انجام یک معاینهٔ بالینی منجر به ایجاد آگاهی‌های جدید در فرد انجام دهندهٔ معاینات می‌شود.
۲. عامل A (فرد یا شیئی که تحث تأثیر فعالیت‌ها قرار می‌گیرد): برای مثال در خدمات تندرستی گیرنده خدمت از نظر دانش و آگاهی و یا از نظر بیولوژیک تغییر می‌کند و در فرایندهای تعمیر و نگهداری، تجهیزات از نظر فیزیکی تغییر داده می‌شوند.
۳. اسناد: تقریباً در تمامی فرایندهای طراحی شده در سازمان شیوه انجام فعالیت‌ها و نتایج به دست آمده از آن‌ها در فرم‌های از پیش طراحی شده ثبت می‌شود. به واسطه اهمیت تکمیل اسناد، که مهم‌ترین تغییری است که در برخی از فرایندها رخ می‌دهد، شناسایی این تغییر را باید مورد توجه خاص قرار داد.
در جریان شناسایی یک فرایند اولین تغییری که جلب توجه می‌کند تغییر در فرد یا چیزی است که تحت تأثیر فعالیت‌ها قرار می‌گیرد. توجه نکردن به تغییراتی که باید در فرد ارایه کننده خدمت ایجاد گردد و همچنین اسنادی که باید تولید شوند، منجر به شناسایی ناقص فرایند می‌شود. از آنجا که هدف از طراحی و اجرای یک فرایند ایجاد این تغییرات است، تشخیص ندادن کامل آن‌ها طراحی یا اصلاح نامناسب فرایند را به همراه خواهد داشت.
هر فرایند قابل تقسیم به فرایندهای کوچک‌تر است و خود نیز می‌تواند جزیی از یک فرایند بزرگ‌تر باشد. این بدان معناست که تعیین محدوده فعالیت‌های تشکیل دهنده یک فرایند امری نسبتاً اختیاری است و به هدف از تمرکز بر روی فرایندها بستگی دارد. به منظور دست‌یابی به یک برداشت کلی از سازمان نیازی به پرداختن به جزییات نیست و می‌توان فرایندها را بزرگ و در برگیرنده تعداد نسبتاً زیادی از فعالیت‌ها اختیار کرد؛ ولی برای تحلیل عملکرد یک واحد و ریشه‌یابی مشکلات، باید با تمرکز بر فرایندهای کوچک، فعالیت‌های تشکیل دهنده آن‌ها را به دقت مورد شناسایی و ارزیابی قرار داد.