مدیریت استعداد چیست و چه تاثیری بر کسب‌و‌کار شما دارد؟

مدیریت استعداد از مهارت‌هایی‌ است که امروزه شرکت‌ها و مدیران برای استخدام نیروهایی متناسب با فرصت‌های شغلیِ هر سازمان، به آن نیاز دارند. این برنامه، مدیران را قادر می‌کند با سرمایه‌ گذاری بلندمدت در زمینه‌ی پرورش استعدادهای افراد و آموزش مهارت‌های لازم به آنان، در فرایند یافتن نیروی کار متخصص سریع‌تر و موفق‌تر عمل کنند و در زمان خود نیز صرفه‌جویی کنند. علت این است که تعداد متقاضیان در مشاغل گوناگون زیاد است، اما مهارت‌های این افراد بعضا با فرصت‌های شغلی موجود در سازمان‌ها متناسب نیست. برنامه‌ی جامع مدیریت استعداد می‌تواند به‌نفع هر دو گروه باشد: هم متقاضیان مشاغل و هم سازمان‌هایی که به‌دنبال نیروی جدید برای استخدام‌ هستند.

مدیریت استعداد یعنی داشتن راهبردی برای استخدام با خط‌مشی ثابت که کارکنانِ خوب را به شرکت شما بیاورد و با ایجاد تجربه‌ای عالی به رشد و پیشرفت آنها کمک کند.بی‌تردید یکی از بهترین زمان‌ها برای مدیریت استعداد، همین روزهاست، چون این روزها فرایند استخدامِ نیروی کار به‌مراتب از نگه‌داشتن کارمندانِ خوب دشوارتر شده است.

مدیریت استعداد چیست؟

مدیریت استعداد عبارت است از انجام این مراحل در راستای اهداف شرکت: روند استخدام نیروی جدید، نگه‌داشتن و پرورش نیروهای کار مستعد و مناسب، و فعال نگه‌داشتن آنها. مدیریت استعداد درواقع یعنی توانایی مدیریت تجربه‌ای که کارکنان یکی پس از دیگری در محیط کار خواهند داشت، به همان روش مدیریت مشتریان شرکت.

رویکردی جامع به مدیریت استعداد دربرگیرنده‌ی روان‌شناسی کارکنان و استفاده از جدیدترین اطلاعات برای شناخت، پاداش، هدف‌گذاری و کنترل تمام تأثیرات عملکرد کارکنان است.

هنوز که هنوز است، شرکت‌های زیادی برای استخدام نیروی جدید از این روند کاری پیروی نمی‌کنند، اما اگر به مدیریت استعداد در جایگاه شایسته‌ی آن توجهی نشود، احتمالا فرایند استخدام به‌صورت انفعالی و صرفا از سر احتیاج خواهد بود.

علت اینکه چرا کارفرمایان رویکردی انفعالی به استخدام نیروی جدید و منابع انسانی دارند، تاحدودی قابل‌درک است. پیداکردن نیروی جدید برای جایگاه‌های اصلی شرکت، به‌خودی‌خود شما را تحت فشار قرار می‌دهد و به‌نظر می‌رسد باوجودآن، دیگر زمانی برای طراحی پروسه‌ی کلیدی و طولانی‌مدت برای روند استخدام برایتان باقی نمی‌ماند.

امروزه برای استخدام تمام منابع انسانیِ مناسب، یک ماه کامل زمان لازم است، اما اگر برنامه‌‌ای مناسب برای مدیریت استعداد داشته باشید، می‌توانید با اضطراب کمتر و موفقیت بیشتری کار خود را انجام دهید.

آیا می‌توانید یک ماه برای پیداکردن نیروی جدید صبر کنید؟ اگر نه، اکنون زمان مناسبی‌ است برای طراحی راهبردی که روند ثابتی برای یافتن استعدادهای جدید به شما بدهد. این برنامه ممکن است در کوتاه‌مدت هزینه‌ی زیادی برایتان داشته باشد، اما در درازمدت وقتی می‌د‌انید نیروی جدیدتان از کجا می‌آید، نتیجه‌ی آن‌ را خواهید گرفت.

ارتباط مدیریت استعداد با استراتژی کسب‌وکار شما

مدیریت استعداد نگاهی بسیار جامع به منابع انسانی است.

درواقع مدیریت استعداد، منابع انسانی را به ضمانت تمام شرکت تبدیل می‌کند: از بالاترین جایگاه تا پایین‌ترین، بدون درنظرگرفتن سِمت هر شخص، وظایف یک بخش و یک پیمانکار.

در مدیریت استعداد، هرکس، از مدیر مجموعه تا کارمندی ساده، وظیفه دارد نیروی جدید را کشف کند، افراد عالی را جذب شرکت کند و از رشد آنها مطمئن شود. همچنین شیوه‌های عملکرد شرکت باید الهام‌بخشِ این افراد تازه‌وارد باشد و موجب ادامه‌ی همکاری آنها با شرکت شود. در چنین شرکتی که مدیریت استعداد انجام می‌شود، همه مسئول ایجاد تجربه‌ی مناسبی از همکاری هستند.

مسئول منابع انسانی و مدیر مجموعه باید از این شیوه پیروی کنند. آنها با کارکردن روی برنامه‌ی مدیریتیِ درازمدت و درک اهمیت آن می‌توانند برای استخدام نیروهای جدید در آینده آماده باشند.

مدیران به‌تازگی اهمیت این برنامه‌ریزی را درک کرده‌اند. در نمودار زیر میزان رتبه‌بندی مدیریت استعداد را از نظر مدیران مختلف می‌بینیم.

چگونگی رشد پروسه‌ی مدیریت استعداد

امروزه روند مدیریت استعداد، رو به گسترش است. نگه‌داشتن نیروهای کار در شغل خود در جایگاه پایینی قرار دارد، با میانگین ۴‌٫۴ سال ماندگاری در یک شغل(برای آمریکا)؛ درحالی‌که استخدام نیروهای جدید رو به افزایش است.

درنتیجه، مدیریت استعداد نیز در این راستا در حال تغییر است. هم سرعت و هم کیفیت استخدام باید پیشرفت کند تا خدمات شرکت برای مشتریان جذاب‌تر باشد و روند استخدام نیروهای جدید سرعت بیشتری بگیرد.

مشارکت کارکنان نیز از عوامل مهم در این زمینه است. در امریکا این اشتغال ۳۰درصد است و در هر نسل نسبت‌به نسل قبل، رو به کاهش است. اشتغال کمتر به‌معنای ماندگاری کمتر کارکنان در مشاغل خود و نیز سوددهی و مثمربودنِ کمتر، هم‌زمان با عوارضِ بیشتر است.

در بخش‌های بعدیِ این مقاله درباره‌ی اشتغال بیشتر صحبت خواهیم کرد.

درحالی‌که مدیریت استعداد رو به رشد است و مدیرعامل و منابع انسانی هر دو به ارزش‌های آن و سختی‌های روند استخدام آگاه‌اند، جالب است بدانیم که ۳۵درصد شرکت‌ها همچنان به روش‌های انفعالی قدیم پایبندند و فقط زمانی که نیاز داشته باشند، نیروی جدید استخدام می‌کنند.

فقط ۱۳درصدِ شرکت‌ها فعالانه عمل می‌کنند و در زمینه‌ی مدیریت استعداد، رویکردی هم‌راستا با نیازهای آینده و برنامه‌های کسب و کار خود دارند.

واضح است تا زمانی که شرکت‌ها و سازمان‌ها وارد عمل نشوند و راهی برای کشف، پرورش و رشد توانایی‌ نیروهای کار نداشته باشند، این توضیحات برای درک کامل مدیریت استعداد کافی نخواهد بود.

مدیران چگونه بهترین افراد را پیدا می‌کنند

امروزه یافتن کارمندی مستعد با مهارت‌های مناسب به‌مراتب سخت‌تر از گذشته است. درواقع، به‌نظر می‌رسد در تاریخ امریکا تاکنون تا این‌ حد، عدم‌توازن میان مهارت‌های موردنیازِ کارفرمایان و مهارت‌های متقاضیان مشاغلِ مختلف، مشاهده نشده‌ است.

در اینجا مشکل را آسان‌تر حل خواهید کرد اگر مدیر بااستعدادی داشته باشید که با نوشتن آگهی‌های استخدام بهتر، هویت سازمانی پیشرفته‌تر و ایجاد پروسه‌ی استخدامیِ مناسب‌تر با مشارکت فزاینده‌ی کارکنان، به‌دنبال افراد مناسب برای شرکت شما بگردد.

با مدیریت استعداد افراد، از تمام ابزارها و منابع موجود بهره خواهید برد و همه‌ی افرادِ شرکت را به اشتغال دعوت خواهید کرد.

مدیریت استعداد به حفظ نیروهای کار کمک می‌کند

همان‌طور که پیش‌تر اشاره شد، همکاری مستمر کارکنان در سازمان‌ها کم است. درواقع، روند تغییر شغل در میان نیروهایی که به‌تازگی فارغ‌التحصیل شده‌اند، در سال‌های اخیر تقریبا دو برابر شده ‌است.

خوش‌بختانه حفظ نیروهای کار یکی از زمینه‌های متعدد رویکرد مدیریت استعدادهاست.در حوزه‌ی نیروی کار، اگر بخواهید برای حل مشکلات، صرفا داوطلبان را جذب کنید و نگاهی به حفظ نیروها نداشته باشید، کارتان مانند تلاش برای پرکردن سطلی سوراخ است؛ تمام تلاش‌تان فقط قطره‌قطره هدر می‌رود.

مدیران قویِ استعداد می‌دانند که جنبه‌ی مهم ابقای نیروی کار، در اشتغال آنهاست؛ کارکنانی که استخدام می‌شوند، ۸۷درصد بیشتر تمایل دارند در شغل خود بمانند.

تعریف ابتدایی اشتغال عبارت است از نیروهایی که به‌کار گرفته شده‌اند و به شغل خود علاقه‌مند هستند. همچنین مردم آن‌ را تمایل به تلاش داوطلبانه برای کار می‌دانند. این تلاش، کمترین اقدام لازم برای ایجاد رضایت شغلی است، که به‌معنای واقعی، فراتررفتن و پیشرفت‌کردن است.

پژوهش‌ها نشان می‌دهند که شرکت‌هایی که حقوق بیشتری پرداخت می‌کنند، اغلب در زمینه‌ی نگه‌داشتن کارمندان خود ضعیف عمل می‌کنند.

چگونه می‌توانیم اشتغال و ابقای نیرو را بهبود ببخشیم؟

• ایجاد شناخت: وقتی کارکنان پیشرفت می‌کنند، حتی به‌میزان اندک، آنها را بشناسید و دیگر کارکنان را نیز به هم ین کار تشویق کنید؛
• ایجاد استقلال: گاهی به کارکنان حق انتخاب بدهید: چه در انجام پروژه، چه ساعات کاری و چه جایی که در آن کار می‌کنند؛
• هدف‌گذاری: به کارکنان کمک کنید اهمیت و جایگاه کار خود در کل پروژه را بهتر درک کنند.

جالب است بدانید آموزش بهتر و رشد بیشتر، یکی دیگر از ابزارهای مؤثر در کمک به ابقای نیروهای کار و حجم کاری بالاست. بیایید نگاهی دقیق‌تر به این بخش از مدیریت استعداد بیندازیم.

پرورش استعداد با برنامه‌های آموزشی و پرورشی

همچنین زمانی که بازار کار، دارای تعداد کمی متقاضی با مهارت‌های لازم و تمایل به ادامه‌ی همکاری باشد، داشتن نیروهای آماده‌‌ی کار در بخش پرورش استعداد شرکت، به‌سود شما خواهد بود.

این روش، نیروهای جدید را متناسب با نیازهای شما به‌سرعت پرورش می‌دهد و با برنامه‌های توسعه‌ی مناسب، نیروهای موردنیاز شما را از بین همین افراد استخدام می‌کند.

شرکت گوگل دارای تغییرات شغلی زیادی است و بیشترِ افرادی که استخدام می‌شوند، تنها یک سال در این شرکت کار می‌کنند. حال باتوجه‌به این وضعیت، صاحبان شرکت چگونه توانسته‌اند مانع از توقف چرخ‌دنده‌های یکی از شرکت‌های بسیار بزرگ جهان شوند و به کار خود ادامه دهند؟ یکی از عوامل موفقیت در استمرار کسب‌وکار گوگل، این است که آنها در زمینه‌ی توسعه و آموزش، عملکرد فوق‌العاده‌ای دارند.

درواقع، آنها از برنامه‌ی آموزشی فراتر رفته‌اند و در مواجهه با این مشکل، رویکردی با محوریت مدیریت استعداد داشته‌اند. آنهافرهنگ یادگیری را در شرکت خود پایه‌گذاری کرده‌اند. این فرهنگ، کارکنان را نه‌تنها به یادگیری مطالب جدید در حرفه‌ی خود تشویق می‌کند، بلکه به آنها امکان می‌دهد در زمینه‌های موردعلاقه‌شان، از همدیگر نکاتی بیاموزند: از طراحی و برنامه‌نویسی تا یوگا و فرزندپروری. نکته‌ی کلی آموزش و توسعه در این دیدگاه، برنامه‌ریزی دقیق است، برنامه‌ای که افرادی با مهارت‌های موردنیاز سازمان شما پرورش دهد.

بعضی مشاغل برای استخدام نیرو با موانع بیشتری مواجه هستند؛ این مشاغل را باید شناسایی کرد و برنامه‌ای برای مدیریت توسعه برایشان ترتیب داد یا آموزشی برای پرورش کارمندان توانمند و استعدادهای مناسب با آن جایگاه برایشان طراحی کرد.

مقیاس‌هایی برای کمک به ارزش‌گذاری مدیریت استعداد و عملکرد

در پایان روز، چگونه تشخیص می‌دهید که تمرکز بر مدیریت استعداد، عملکرد شرکت شما را بهبود بخشیده است؟ آن را بسنجید. با خواندن این مقاله، نکاتی راهنما خواهید دید که روند استخدام، ابقای نیرو و اشتغال کارکنان را به شما نشان خواهد داد.

دیگر معیارهای ارزش‌گذاری شامل این موارد است: استخدام درون‌سازمانی یا بیرونی (به‌عنوان راهی برای بررسی بازدهی برنامه‌های آموزشی) و واکنش متقاضیان به برنامه‌ی استخدامی شما.

قطعا صحبت درباره‌ی ارزش‌گذاری استعدادها و عملکردها یک بحث است و انجام‌دادن آن بحثی دیگر. خوش‌بختانه نرم‌افزارهایی برای کمک به سنجش میزان توانایی‌ها و استفاده از قوانین مدیریت استعداد در دسترس‌اند. اگر می‌خواهید برنامه‌ی مدیریت استعدادتان را از صفر شروع کنید، این نرم‌افزارها به شما کمک می‌کنند سریع‌تر به نتیجه برسید. در ادامه تعدادی از آنها را معرفی می‌کنیم:

• نرم‌افزار هالوژن (Halogen Software): برای کمک به سنجش و مدیریت عملکرد، توسعه، استخدام و تلاش‌ برای آموزش مهارت‌های لازم در نیروهای متقاضی کار؛
• تلنت سافت (Talentsoft): دارای ویژگی‌های زیادی ازجمله: تحلیل منابع انسانی برای کمک به مدیریت استعداد؛
• تلنت گارد (TalentGuard): نرم‌افزاری برای اشتغال، مدیریت و توسعه‌ی نیروی کار؛
• های گراند (HighGround): برای سنجش و بهبود عملکرد کارکنان و مشارکت آنها.

نیروهای موردنیاز خود را با یک استراتژی واحد پیدا کنید

این مقاله احتمالا اطلاعات موردنیاز در طراحی برنامه‌ای برای مدیریت استعداد را در اختیار شما می‌گذارد و به شما در درک اهمیت تجربه‌ی کاری در بهبود فرایند استخدام، حفظ نیروها و عملکرد بهترِ شرکت، کمک خواهد کرد.

مدیریت دانش سازمانی

مقدمه‌ای بر مدیریت دانش سازمانی[ویرایش]

سرعت تغییر و پیشرفت در فناوری‌ها بسیار بیشتر از زمان مورد نیاز برای تربیت افراد متخصص، برگزاری دوره‌های آموزشی و توسعه منابع انسانی است. نه تنها فناوری با سرعت بسیار بالایی تغییر می‌کند بلکه محصولات، خطوط تولید و قوانین هم از این رویه پیروی می‌نمایند. بر این اساس، بر روی سرعت بخشیدن به تولید دانش و همگانی کردن آن تمرکز صورت گرفته‌است. مدیریت دانش مقوله ایست که پاسخ این پرسش را می‌دهد. پیش از بحث در این مورد اصل قضیه -فرایندهای مدیریت دانش – لغات و کلمات کلیدی، مدیریت دانش که از این پس آن را KM می‌نامیم، و برخی فاکتورهای مهم و مؤثر آن معرفی می‌شوند. هدف، ایجاد یک دید کلی از موضوع و و موارد مربوط به آن است. اگر چه هر سازمان به شکلی از آغاز با دانش درگیر بوده ولی این بدین معنی نیست که کنترل و هدایت فرایندهای دانش محور امری آسان است. سازمان‌ها نمی‌توانند به شکل صحیح دانش را مدیریت کنند چرا که دانش افراد به صورت درونی و تلویحی است؛ اگرچه می‌توانند محیط عملیاتی را به منظور توسعه و اشتراک اطلاعات (Information) مدیریت کنند.

مدیریت دانش سازمانی(EKM)[ویرایش]

با توجه به تعریف دانش، مدیریت دانش یا KM عملی کلی به منظور مدیریت فرایندهای خلق، ذخیره و نگهداری و به اشتراک گذاردن دانش است؛ که به طور عمومی باید شامل شناسائی وضعیت موجود، تشخیص، وضوح نیازها و خواسته‌ها و بهبود فرایندهای مورد اثر باشد و به تبع آن پروژه‌های مدیریت دانش پروژه‌های بهبود بخشی هستند. در این گونه پروژه‌ها سه جنبه اصلی باید مد نظر باشد.

• اول مدیریت شرایط عمومی در یک سازمان است (محیط فرهنگی و فرایندهای KM)
• دوم تهیه راهکارهایی برای فرایندها KM بین انسان‌ها و به صورت مستقیم یعنی ارتباطات.
• سوم مدیریت تولید، توزیع، دستیابی و به کارگیری دانشی که به ابزارها تبدیل شده‌است. (مانند نوارهای

ویدیویی، آموزش، اسناد، وب‌گاه‌ها) به طور کلی مدیریت اطلاعات(IM). به دلیل این که KM در چنین ابعادی تغییر می‌کند باید فعالیتهای زیر را که به آن مربوط است در نظر داشته باشد.

BPR: باز مهندسی فرایندهای کاری

DMS: سیستم‌های مدیریت اسناد

HRM: مدیریت منابع انسانی

QM: مدیریت کیفیت

سیستم مدیریت دانش سازمانی[ویرایش]

با ظهور مدیریت دانش به عنوان یک دیسیپلین ارزشمند، محصولاتی با نام سیستم‌های مدیریت دانش، برای سازمان‌ها، پا به عرصه وجود گذاشتند. تحت نام سیستم مدیریت دانش (KMS)، مجموعه بسیار گسترده و متنوعی از محصولات، ارائه می‌شود که بخش عمده‌ای از آن‌ها را نمی‌توان یک سیستم مدیریت دانش واقعی به حساب آورد؛ برای این که دریابیم یک سیستم مدیریت دانش سازمانی چیست، بهتر است به جنبه‌های دیگر مدیریت دانش نیز نگاه متوازنی داشته باشیم: مدیریت دانش، در حقیقت، به توانمندی‌ها و قابلیت‌های از سازمان در تولید ارزش از دانش اشاره دارد که حوزه‌های زیر در آن نقشی پررنگ دارند.

به این ترتیب، می‌توان دریافت، اگرچه مدیریت دانش، به هیچ وجه مقوله‌ای تکنولوژی-محور نیست، اما استفاده از تکنولوژی مناسب، در به هدف رسیدن پروژه‌های مدیریت دانش به عنوان یک ضرورت مطرح می‌شود. از این رو، برخی سازمان‌ها همواره برای اجرای پروژه‌های KM به دنبال سیستم‌های مدیریت دانش می‌گردند. این جا، جایی است که مشکلات آغاز می‌شود!

از آن جایی که مدیریت دانش، فعالیت‌ها و تکنیک‌های بسیاری را پوشش می‌دهد، عبارت «سیستم مدیریت دانش» نیز چنین حالتی به خود می‌گیرد. سازمان، بدون تعریف و مرزبندی قابلیت‌های یک چنین سیستمی مطمئناً در ایجاد مدیریت دانش سازمانی دچار سردرگمی می‌شود.

خطری که در پی این سردرگمی، سازمان را تهدید می‌کند، خرید راهکارهای تکنولوژی، بدون درک عمیق و صحیح از قابلیت‌ها و توانمندی‌های سازمان و نقاط مستعد برای محصولات تکنولوژی دانش است.

یک سازمان بایستی با توجه به ۳ عنصر کلیدی مدیریت دانش (افراد، فرایندها و محتواها)، راهکار تکنولوژی مناسب را برای خود تعریف نماید. به این ترتیب ابزارهای تکنولوژی دانش باید در پی شناخت مناسب نیازمندی‌های سازمان، مورد استفاده قرار گیرد.

نرم‌افزار مدیریت دانش MTAShare[ویرایش]

نرم‌افزار مدیریت دانش MTAShare یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر وب است که امکان نصب روی شبکه‌های محلی و جهانی را دارا بوده و قابلیت کسب، خلق، ارزیابی، ذخیره‌سازی، تسهیم و بازیابی دانش‌های خلق شده توسط پرسنل سازمان در حین فرایندهای کاری را فراهم می‌کند. نرم‌افزار مدیریت دانش MTAShare فواید زیر را برای سازمان شما به همراه خواهد داشت:

• کسب و حفظ دارایی‌های فکری.
• ایجاد یک بانک دانش سازمانی قابل جستجو.
• کاهش هزینه‌های عملیاتی و افزایش بهره‌وری سازمانی.
• تشویق کار تیمی.
• شناسایی شکاف‌ها در دانش سازمانی.
• کاهش زمان آموزش کارکنان (کوتاه‌سازی منحنی یادگیری).
• بهینه‌سازی بازیابی منابع دانشی.
• اطمینان از ارزش و اعتبار دانش‌ها.
• آگاهی از میزان اثربخشی دانش‌ها در سازمان.
• افزایش انگیزه مشارکت در فعالیت‌های مدیریت دانش.
• تحلیل تمامی فعالیت‌های دانشی انجام شده در نرم‌افزار.

زیر سیستم ورود دانش نرم‌افزار MTAShare به هرکاربر این امکان را می‌دهد که از هر نقطه و در هر زمان آموزه فراگیری شده خود را به صورت طبقه‌بندی شده جهت ثبت به‌نام خود به نرم‌افزار وارد و اطلاعات پیوست مورد نیاز را بدون محدودیت در نوع فایل به آن پیوست کند. آموزه‌های وارد شده سپس جهت ارزیابی برای خبرگان موضوع (که توسط نرم‌افزار انتخاب می‌شوند) ارسال می‌شوند . در مرحله ارزیابی، دانش‌ها توسط خبرگان بررسی شده و نمره کسب می‌کنند. زیرسیستم ارزیابی، نمرات داده شده را تجمیع و به‌عنوان نمره نهایی دانش ثبت می‌کند. دانش‌هایی که در مرحله ارزیابی نمره قابل قبول دریافت کرده‌اند، در بانک دانش‌های نرم‌افزار ثبت می‌شوند. بانک دانشی MTAShare قابلیت‌های گوناگونی را جهت استفاده از دانش‌های ثبت شده در اختیار کاربران قرار می‌دهد که می‌توان آن‌ها را به دو دسته قابلیت‌های جستجو پیشرفته و یکپارچه و قابلیت‌های تعاملی (interactive tools) تقسیم کرد.

امکان ارائه گزارش‌های بکارگیری دانش‌ها، قابلیتی است که به منظور آگاهی سازمان از اثربخشی دانش‌های کارکنان در نرم‌افزار مدیریت دانش MTAShare تعبیه شده است.

MTAShare هم‌چنین این امکان را به شما می‌دهد تا دانش آشکار موجود در سازمان خود را با استفاده از زیر سیستم مستندات دانشی گردآوری، طبقه‌بندی و مدیریت کنید.

زیر سیستم انجمن‌های خبرگی این نرم‌افزار با بهره‌گیری از قابلیت شکل‌دهی و مدیریت انواع انجمن‌های خبرگی در سازمان، ایجاد پرسش و پاسخ‌های دانشی و برگزاری و مدیریت جلسات حضوری، فضایی شکل می‌دهد که مبنای برقراری تعاملات دانشی هرچه موثرتر میان اعضای هر انجمن می‌باشد. زیر سیستم نقش دانش MTAShare سازمان را از تمامی منابع دانشی خود در حوزه‌های دانشی مرتبط با سازمان آگاه کرده و به کاربران این امکان را می‌دهد که این منابع را به راحتی شناسایی کرده و مورد ارجاع قرار دهند.

به‌منظور انگیزه‌مند نمودن کارکنان سازمان جهت مشارکت هرچه‌بیشتر در فعالیت‌های مدیریت دانش، نرم‌افزار MTAShare از دو زیر سیستم انگیزشی نشان‌های دانشی و پاداش‌دهی بهره می‌برد. با استفاده از این دو زیر سیستم، کلیه فعالیت‌های دانشی کاربران از طریق نرم‌افزار رصد شده و کاربران توسط نرم‌افزار به سوی مشارکت در فعالیت‌های دانشی‌ای که تا کنون کمتر به آن‌ها پرداخته‌اند، هدایت می‌شوند.

نرم‌افزار MTAShare مجموعه کاملی از انواع گزارش‌ها از وضعیت دانشی سازمان را در اختیار مدیران برخوردار از سطح دسترسی لازم قرار می‌دهد تا بتوانند با استفاده از آن‌ها به درکی جامع از وضعیت فعالیت دانشی سازمان برسند. این گزارش‌ها عبارتند از:

• وضعیت دانش‌ها در چرخه دانش
• وضعیت بکارگیری دانش
• کلیه فعالیت‌های انجام شده توسط کاربران
• وضعیت فعالیت دانشی واحدها
• وضعیت فعالیت خبرگان ارزیاب
• وضعیت قوت و ضعف فیلدهای دانشی
• بررسی روند فعالیت دانشی واحدها در طی سال
• شناسایی بهترین فعالان حوزه مدیریت دانش

چند مشکل از سازمان‌ها[ویرایش]

چند مثال زیر را در نظر بگیرید، راه حل این مثال‌ها، مجموعه‌ای از تکنیک‌های مدیریت دانش است که بخشی از آن می‌تواند یک تکنولوژی مناسب مدیریت دانش باشد:

یک شرکت کوچک، که بخشی از آن متعلق به یک سازمان بزرگتر است، از سوی مدیران بالاتر تحت فشار قرار می‌گیرد که حجم نیروهای خود را کاهش دهد. مسئولیت این کاهش نیرو، بر عهده مدیرعامل شرکت کوچکتر بود که پس از یررسی‌های انجام گرفته تعدادی از نیروها را انتخاب کرد. هشت ماه بعد، طی مذاکرات یک قرارداد جدید، مشخص شد چند تن از نیروهای زبده و مورد نیاز برای این قرارداد، در کاهش نیرو، از دست رفته‌اند!

شرکت‌های بزرگ بسیاری بدون آگاهی از کلیه نقش‌های مدیران میانی، دست به مسطح سازی ساختار سازمانی و حذف مدیران میانی زده‌اند، اما پس از این کار دریافته‌اند بهره‌وری، عملکرد نیروهای انسانی و راندمان کل سازمان با خطرات عمده مواجه شده‌است! این مثال، مشکلی است که یک مدیر عامل ناامید در مورد سه سرپرست کف کارگاه خود عنوان می‌کند: یکی از سرپرست‌ها فردی توانا و بسیار مناسب برای شغل خود است، که مشکلات را پیش از وقوع شناسایی می‌کند و عملکرد کارگاه خود را همواره تضمین می‌نماید. دو نفر دیگر فاقد شرایط لازم هستند و مانند فرد اول عمل نمی‌کنند. یکی از راهکارها این است که این دو نفر با دو سرپرست مناسب جایگزین شوند. ما دریافتیم موارد کیفی که سرپرست اول را قادر به عملکرد مناسب می‌ساخت، را نمی‌شناسیم تا بر اساس آن دست به اقدام بزنیم؛ باید راه حل‌های بهتری هم باشد…

شرکت بزرگ A پروژه‌های متعددی در نقاط مختلف کشور در حال اجرا دارد، به گونه‌ای که تمامی نیروهای متخصص آن به سختی در گیر پروژه‌ها هستند و امکان تأمین و تربیت نیروی انسانی در کوتاه مدت، به دلیل پیچیدگی تخصصی وجود ندارد. این شرکت در بزرگترین مناقصه تاریخ خود برنده می‌شود! آیا چنین پروژه با ارزشی رها شود؟ آیا کیفیت دیگر پروژه‌ها قربانی شود؟...

شرکت B سازمانی است دارای قدمت که مزیت رقابتی اصلی آن مدیران با سابقه و توامند آن است، از آن جا که این افراد، هم‌زمان آغاز به کار کرده‌اند تا پنج سال دیگر بازنشسته می‌شوند، پیداست که سازمان این مشکل را حس کرده‌است که با رفتن این افراد مشکلات زیادی بروز می‌کند؛ چه باید کرد؟ اگر زمان بازنشستگی آن‌ها شش ماه دیگر بود چطور؟ اگر شش ماه پیش بازنشسته شده بودند و سازمان تازه به اهمیت آن‌ها پی برده بود چه طور؟

نیروهای فروش، ارائه خدمات و پشتیبانی و روابط عمومی بیش از هر تکنسین یا متخصصی در شرکت خودروسازی C، با نیازمندی‌های مشتریان و خواسته‌های آن‌ها در تماس هستند و از سوی دیگر، توانمندی آن‌ها در حل مسائل مشتری و نحوه برخورد آن‌ها با مخاطبان است که تصویر ذهنی مشتری از شرکت C را شکل می‌دهد. اما از آن جا که شعب فروش و خدمات بسیاری از شرکت C در حال فعالیت هستند، ایجاد این یکپارچگی در برخورد با مشتری و دستیابی به نیازمندی‌های خالص مشتریان به یک چالش بزرگ برای C تبدیل شده‌است.

مستندسازی تجارب خبرگان[ویرایش]

طرح‌های مستندسازی تجارب خبرگان، جهت استخراج، مستندسازی و طبقه‌بندی دانش‌های پیشینی خبرگان تدوین می‌شوند. مدیران و خبرگان سرمایه‌های گران‌بهای دانشی سازمان‌ها هستند که هرساله با بازنشستگی‌ها و جدائی‌شان از سازمان، خلأئی جدی در فرایندهای کاری بوجود می‌آورند. در راستای به‌حداقل‌رسانی این ضایعه و حفظ و حراست از این گنجینه‌های دانشی، طرح‌های مستندسازی تجارب خبرگان تعریف می‌شود.

اهداف طرح‌های مستندسازی تجارب خبرگان

۱. تدوین نظامی برای شناسائی خبرگان سازمانی درفیلدهای گوناگون درخت دانشی سازمان

۲. استخراج دانش‌ها و تجارب خبرگان سازمانی در برهه‌های زمانی متفاوت (در آستانه بازنشستگی یا دوره‌های زمانی منظم)

۳. بسته‌سازی دانش‌ها و طبقه‌بندی آن‌ها

۴. ایجاد امکان قابلیت جستجوهای پیشرفته در میان دانش‌های استخراج شده و غنی‌سازی دانش‌ها توسط خوانندگان

۵. تدوین کتابچه‌های دانشی خبرگان

۶. تدوین رویه‌های مستندسازی تجارب خبرگان در سازمان بصورت دائمی و همیشگی

استقرار مدیریت دانش درسازمان‌های ایرانی[ویرایش]

تعداد زیادی از سازمان‌های ایرانی، ضرورت مدیریت دانش را احساس کرده و اقدام به استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت دانش و راهکارهای آن، به منظور نیل به اهداف سازمانی نمودند. در ادامه لیستی از این سازمان‌ها و نرم‌افزار مدیریت دانش مورد استفاده آن‌ها ارائه می‌گردد.

شرکت صنایع ملی پتروشیمی (نرم‌افزار MTAShare4.2)[ویرایش]

یکی از بزرگترین دغدغه‌های این شرکت، خروج افراد کلیدی آنها به دلیل عمدتاً بازنشستگی یا انتقال کارکنان به شرکتهای پتروشیمی خصوصی شده یا سایر بخشهای وزارت نفت بوده که به دنبال آن سازمان از دانش‌های مکتوم در اذهان این خبرگان که طی سال‌ها در صنعت پتروشیمی پدید آمده بود، بی نصیب می‌ماند و در نتیجه اشتباهات، مجدداً تکرار شده و موفقیت‌ها باز تولید نمی‌گردند.

شرکت پتروشیمی رازی(MTAShare4.0)[ویرایش]

قدیمی‌ترین مجتمع پتروشیمی ایران همواره شاهد آمد و شد خبرگان و کارشناسانی بوده است که دانایی‌های خود را سینه به سینه نقل می‌نموده‌اند. وسعت یافتن فعالیت‌ها و نو شدن تکنولوژی‌ها و هزینه بالای خطاها باعث گردید این شرکت به دنبال راهکاری برای هدایت فرایندهای مدیریت دانشی خود باشد شرکت پتروشیمی رازی با استفاده از مشاوره و همراهی شرکت در سال ۱۳۸۶ اقدام به پیاده‌سازی طرح جامع مدیریت دانش نمود. با استقرار مدیریت دانش در شرکت، دانش‌های کارکنان ثبت و به اشتراک گذاشته شد، ساختار مدیریت دانش شکل گرفت و نرم‌افزار MTAShare مورد استقبال و استفاده پرسنل واقع گردید. شرکت پتروشیمی رازی با توجه به پیاده‌سازی موفق مدیریت دانش، موفق به دریافت ۲بار تندیس جایزه ملی مدیریت دانش نیز گردید. مدیران شرکت با درک مزایای مدیریت دانش، توسعه و نهادینه‌سازی مدیریت دانش در فرایندهای شرکت را در دستور کار خود قرار داد.

شرکت فولاد خوزستان(MTAShare3.2)[ویرایش]

فولاد خوزستان، بخش عمده‌ای از توانایی خود را مرهون دانش فنی و تجربی بالای پرسنل و کارشناسان خود می‌باشد. دستیابی مداوم به تکنولوژی‌های جدید و دانش‌های تجربی فنی و مدیریتی اداره بخش‌های مختلف فولاد خوزستان این شرکت را بر آن داشت که از آغاز سال ۱۳۸۸ طرح جامع مدیریت دانش را آغاز نماید. در این طرح از بازوی مشاوران خارجی از دانشگاه مونیخ آلمان نیز برخوردار شد.

شرکت صنایع هواپیماسازی ایران(MTAShare3.2)[ویرایش]

صنایع هواپیماسازی ایران (هسا) که در سال ۱۳۵۴ تأسیس شده است، نخستین تولیدکنندهٔ هواپیما و مشهورترین صنایع هوانوردی در ایران است.

شرکت هواپیما سازی ایران در جهت آغاز فعالیت‌های مدیریت دانشی خود را در سال ۱۳۸۹ به انجام رساند.

ارتش جمهوری اسلامی ایران (نرم‌افزار مدیریت دانش MTAShare3.2)[ویرایش]

مدیریت دانش دفاعی و استقرار مدیریت دانش در حوزه‌های دفاع و ارتش همواره مورد تأکید صاحب نظرات این حوزه بوده است. ارتش جمهوری اسلامی ایران نیز به عنوان برترین و پیشرفته‌ترین نیروی نظامی و دفاعی منطقه، پیاده‌سازی مدیریت دانش را به عنوان راه حلی در جهت کارآمد نمودن توان فنی، مدیریتی و دفاعی خود برگزیده است و در این راستا طرح فروش و بومی‌سازی نرم‌افزار مدیریت دانش در پایلوت آجا (ستاد مشترک آجا) در قالبی پروژه‌ای ۷ ماهه در سال ۱۳۹۰ توسط آغاز شده است.

انجمن خبرگی[ویرایش]

انجمن‌های خبرگی گروهی از کارشناسان می‌باشند که علایق و وابستگی‌ها و مسائل مشترک کاری دارند و آنها را با هم به اشتراک می‌گذارند و در خلال تعاملات منظم خود یادمی‌گیرند که چطور کارها را بهتر انجام دهند. در جلسات COP تجربیات پرسنل ردوبدل می‌شود، در این جلسات کارشناسان دربارهٔ یک موضوع کاری بحث و تبادل نظر می‌کنند، و تجربیات، پیشنهادها و نکات فنی مدیریتی را مطرح می‌کنند. انجمن‌های خبرگی باعث تسهیم بهتر دانش و بهتر شناخته شدن خبرگان موضوعات کاری، پرسیده شدن راحت‌تر سئوالات و نتایج مطلوب دیگر می‌شود.

انجمن‌های خبرگی در بسیاری از سازمان‌های ایرانی با موفقیت پیاده‌سازی شده است که از جمله آن‌ها می‌توان به شرکت پالایش نفت بندرعباس، شرکت فولاد خوزستان و شرکت پتروشیمی بندر امام اشاره نمود. شرکت پالایش نفت بندرعباس را می‌توان یک نمونه موفق در امر پیاده‌سازی و بکارگیری مؤثر از راهکار انجمن‌های خبرگی برشمرد.

از جمله نتایج می‌توان موارد زیر را نام برد:

• بهبود رویه‌های کاری و ایجاد راه حل برای چالش‌های پیش رو، در قالب راه‌حل‌های کوتاه‌مدت یا نظام پیشنهادات.
• کمک به گسترش فضای همکاری و مشارکت فعال پرسنل در رویارویی با وظایف و مسئولیت‌های کاری
• ایجاد سیستمی برای تبادل افکار و آموزش پرسنل جدید و صرفه‌جویی در هزینه و زمان

تحلیل SWOT چیست و چه زمانی از آن استفاده می‌کنیم

وقتی با یک تصمیم تجاری بزرگ مواجه می‌شوید، یکی از هوشمندانه‌ترین کارهایی که می‌توانید در طول فرآیند برنامه‌ریزی انجام دهید، اجرای تحلیل SWOT است.

SWOT کلمه‌ای است که بر اساس حروف ابتدایی کلمات نقاط قوت (strengths)، نقاط ضعف (weaknesses)، فرصت‌ها (opportunities)، و تهدیدها (threats) ساخته شده و چارچوبی تحلیلی است که به شرکت شما کمک می‌کند تا بتواند با بزرگ‌ترین چالش‌ها روبه‌رو شده و بهترین و جدیدترین بازارها را پیدا کند. این روش در دهه‌ی ۱۹۶۰ میلادی و توسط افراد بانفوذی در علم اقتصاد، مانند ادموند پی. لِرند (Edmund P. Learned)، رونالد کریستِنسون (Roland Christensen)، کنِت اندرو (Kenneth Andrews) و ویلیام دی. بوک ( William D. Book) در کتابی به نام «سیاست‌گذاری کسب‌و‌کار، متن و موارد مطالعاتی» (Business Policy, Text and Cases) به چاپ رسید. این مقاله را بخوانید تا با تحلیل SWOT بیشتر آشنا شوید.

تحلیل SWOT سازمان‌ها را قادر می‌سازد عوامل مؤثر داخلی و خارجی را شناسایی کنند. طبق گفته‌ی بانی تیلور (Bonnie Taylor)، استراتژیست بازاریابی در شرکت CCS Innovations، اصلی‌ترین هدف SWOT کمک به سازمان‌ها در رسیدن به آگاهی کامل از تمامی عواملی است که در تصمیم‌گیری مؤثر هستند.

اگر کسب‌وکاری را از تمامی زوایا بررسی نکنیم، نمی‌توانیم به طور دقیق برای آینده‌ی آن برنامه‌ریزی کنیم. این بررسی شامل نگاهی جامع به تمامی منابع داخلی و خارجی و تهدیدها می‌شود. تحلیل SWOT این کار را در چهار مرحله‌ی ساده که حتی برای تازه‌کارترین صاحبان مشاغل هم قابل درک است، انجام می‌دهد.

چه زمانی می‌توانیم از تحلیل SWOT استفاده کنیم

تحلیل SWOT معمولا در طول برنامه‌ریزی استراتژیک انجام می‌شود و پیش‌درآمدی است برای تمامی اقدامات شرکت، از جمله کشف نوآوری‌های تازه، تصمیم‌گیری درباره‌ی سیاست‌های جدید، شناسایی حوزه‌هایی که به تغییر نیاز دارند یا اصلاح و تغییر اقدامات و برنامه‌ها.

به قول اندرو شرِیگ (Andrew Schrage)، مدیر عامل شرکت Money Crashers، انجام تحلیل SWOT همچنین راه خیلی خوبی برای بهبود اقدامات تجاری است. او می‌گوید: «این تحلیل به من اجازه داد حوزه‌های کلیدی‌ای که شرکت در آنها عملکرد خیلی خوبی داشت و همچنین مناطقی که باید بیشتر روی آنها کار می‌شد را مشخص کنم. بعضی از صاحبان مشاغل کوچک، این نوع تحلیل‌ها را به صورت غیر‌رسمی انجام می‌دهند و با این کار مرتکب اشتباه بزرگی می‌شوند. بهتر است زمان کافی گذاشته و تحلیل SWOT را به صورت رسمی و دقیق انجام دهید تا بتوانید راه‌هایی برای سرمایه‌گذاری بر روی نقاط قوت شرکت خود و بهبود نقاط ضعف یا حذف آنها پیدا کنید.»

با اینکه مطمئنا صاحب کسب‌و‌کار باید به شخصه درگیر اجرای تحلیل SWOT باشد، اما اضافه کردن دیگر اعضای تیم به این کار نیز می‌تواند بسیار مفید باشد. شان والش (Shawn Walsh)، رئیس و مدیر‌عامل شرکت مشاوره‌ی کامپیوتری پارادایم می‌گوید اعضای تیم مدیریتی‌اش با هم تحلیل SWOT را انجام می‌دهند. او می‌گوید: «خِرَد گروهی باعث از بین رفتن نقاط ضعفی می‌شوند که اگر کشف نشده باقی بمانند، موجب نابودی تجارت ما و روابط‌مان با مشتریان می‌شوند.»

---

حتما بخوانید: برنامه ریزی استراتژیک چیست؟

---

عناصر تحلیل SWOT

تحلیل SWOT بر چهار موردی که در اسمش مشخص شده، تمرکز می‌کند و شرکت‌ها را قادر می‌سازد نیروها، اقدامات یا نوآوری‌هایی که بر استراتژی تأثیر می‌گذارند را شناسایی کنند. شناخت این عوامل مثبت و منفی به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا ارتباط مؤثرتری با بخش‌هایی از برنامه که نیازمند بررسی هستند داشته باشند.

افراد معمولا زمانی که تحلیل SWOT انجام می‌دهند، جدولی با چهار ستون رسم می‌کنند تا عوامل مؤثر را نوشته و با هم مقایسه کنند. معمولا نقاط قوت و ضعف با لیستی که از فرصت‌ها و تهدید‌ها تشکیل شده هماهنگی ندارند، گرچه باید به طریقی با هم ارتباط پیدا کنند چون به هر حال به نوعی به هم گره خورده‌اند. بیلی بوئر (Billy Bauer)، مدیر شرکت Royce Leather، عقیده دارد که پیدا کردن ارتباطی بین تهدیدات بیرونی و نقاط ضعف داخلی، جدی‌ترین مشکلاتی که شرکت با آنها رو‌به‌رو است را برای مدیران مشخص می‌کند.

بعد از اینکه خطرات را مشخص کردید، می‌توانید تصمیم بگیرید آیا بهترین کار حذف نقاط ضعف داخلی، از طریق افزایش منابع شرکت برای اصلاح مشکل است یا کاهش تهدیدات خارجی با کنار گذاشتن مناطق تهدیدآمیز برای فعالیت تجاری.

عوامل درونی

دو حرف اولی که در این نام اختصاری دیده می‌شوند نقاط قوت (S) و نقاط ضعف (W) هستند که به عوامل درونی مربوط می‌شوند و به معنی منابع و تجربیاتی هستند که در دسترس شما قرار دارند. مثال‌هایی از حوزه‌هایی که معمولا این دو مورد را در برمی‌گیرند شامل موارد زیر هستند:

• منابع مالی، مثل بودجه، منبع درآمد و فرصت‌های سرمایه‌گذاری
• منابع فیزیکی، مثل مکان شرکت، امکانات و تجهیزات
• منابع انسانی، مثل کارکنان، داوطلبان و مخاطبان هدف
• دسترسی به منابع طبیعی، علائم تجاری، گواهی‌نامه‌ها و حق‌تألیف‌ها
• فرآیندهای جاری، مانند برنامه‌های مربوط به کارمندان، سلسله‌مراتب بخش‌ها و سیستم‌های نرم‌افزاری

به قول میچل وِیس (ٰMitchell Weiss)، استاد دانشگاه هاتفورد، «تا زمانی که عوامل داخلی به خوبی ارزیابی نشده باشند، شرکت‌ها نمی‌توانند از منابع خارجی نهایت استفاده را ببرند.»

---

حتما بخوانید: چطور استراتژی بازاریابی خود را در شبکه‌های اجتماعی ارتقا دهیم

---

عوامل بیرونی

نیروهای بیرونی بر تمامی شرکت‌، افراد و بخش‌ها تأثیر می‌گذارند. این عوامل به صورت مستقیم یا غیرمستقیم بر فرصت‌ها و تهدید‌ها تأثیر دارند و باید به صورت کامل نوشته و بررسی شوند. عوامل بیرونی، معمولا چیزهایی هستند که از کنترل شما و شرکت‌تان خارج هستند، مانند:

• گرایشات بازار، مثل محصولات و تکنولوژی‌های جدید یا تغییر نیاز مخاطبان
• گرایشات اقتصادی، مثل گرایشات مالیِ محلی، ملی یا بین‌المللی
• بودجه‌هایی که از موقوفات، مجلس و منابع دیگر می‌آیند
• عوامل جمعیتی، مثل سن، نژاد، جنسیت و فرهنگ مخاطبان هدف
• رابطه با شرکا و تأمین‌کنندگان
• قوانین سیاسی، محیطی و اقتصادی

بعد از اینکه ستون‌های مربوط به ۴ عامل را پر کردید، باید بر اساس نتیجه، به استراتژی‌های جدید فکر کنید. لیندا پوفال (Linda Pophal)، مدیرعامل شرکت مشاوره‌‌ی Strategic Communications، می‌گوید این استراتژی‌ها باید از نقاط قوت و فرصت‌ها به عنوان اهرمی برای غلبه بر نقاط ضعف و تهدیدها استفاده کنند. «این در اصل حوزه‌ای از توسعه‌ی استراتژیک است، جایی که سازمان‌ها این فرصت را دارند تا بیشترین خلاقیت را داشته باشند و همین‌‌جا است که ایده‌های جدید ظهور پیدا می‌کنند. اما برای رسیدن به این مرحله، تحلیل باید با دقت آماده شده باشد.»

الگوی تحلیل SWOT

برایان ویوِر (Bryan Weaver)، یکی از شرکای شرکت حقوقی ساخت‌وساز Scholefield، مسئول تهیه‌ی تحلیل SWOT برای شرکتش بود. او الگویی را که برای تحلیل SWOT در شرکتش استفاده کرده بود در اختیار Business News Daily قرار داد.

نقاط قوت

این شرکت حقوقی از کارکنانی تشکیل شده که هم در زمینه‌ی حقوق آموزش دیده‌اند و هم مهندسین یا پیمانکاران ساختمانی حرفه‌ای هستند. تجربیات آنها تجارب منحصر‌ به فردی در اختیار شرکت قرار می‌دهد.

نقاط ضعف

هیچ کس تا به حال میانجی حقوقی (mediator) (در ایران شبیه به وظیفه‌ای است که اعضای شوراهای حل اختلاف بر عهده دارند) نبوده است و هیچ کس آموزش حرفه‌ای در زمینه‌ی میانجی‌گری ندیده است. البته یکی از کارکنان در بخش میانجی‌گری فعالیت داشته ولی فقط به عنوان یک فرد بی‌طرف.

فرصت‌ها

اکثر قراردادهای ساخت‌و‌ساز نیاز به میانجی دارند. با اینکه صدها میانجی در بازار وجود دارد، فقط تعداد کمی از آنها در این زمینه باتجربه هستند. برای اختلافات جزئی، میانجی‌ها به صورت تیمی کار نمی‌کنند و فقط انفرادی کار می‌کنند. کارکنان Scholefield می‌توانند گروهی از افراد بی‌طرف را برای رفع اختلاف در اختیار شرکت‌های دیگر بگذارند.

تهدیدها

هر کسی می‌تواند میانجی شود، بنابراین دیگر شرکت‌های حقوقی ساخت‌و‌ساز هم می‌توانند خدمات میانجی‌گری ارائه دهند. بیشتر مشتریان بی‌القوه، نگرش منفی‌ای نسبت به میانجی‌گری دارند، چون فکر می‌کنند میانجی‌ها مشکلات آنها را درک نمی‌کنند یا به آنها اهمیت نمی‌دهند و فقط می‌خواهند به سرعت مشکلات را حل کنند.

استراتژی نتیجه: برای از بین بردن نقطه‌ضعف باید دوره‌های میانجی‌گری ترتیب داده شوند و شرکت میانجی‌گری Scholefield هم راه‌اندازی شود تا ثابت کند که خدمات و تجارب سازمان ما در زمینه‌ی حقوق و قوانین ساخت‌وساز منحصر به فرد هستند.

ویور می‌گوید: «تحلیل SWOT، ما را وادار کرد تا نگاه بی‌طرفانه‌ و قاعده‌مندی به قسمت‌هایی که باید بر روی آنها بیشتر کار کنیم و فرصت‌هایی که بازار در اختیارمان قرار می‌دهد، بیندازیم. سپس، طرح کسب‌و‌کار خود را طوری تغییر دادیم تا بر مزایای نقاط قوت خود تکیه کنیم، و در عین حال از فرصت‌هایی که نقاط ضعف بازار در اختیارمان قرار می‌دهند استفاده کنیم.»

---

حتما بخوانید: ۷ استراتژی بازاریابی ربایشی که استارتاپ‌ها باید بدانند

---

مکمل‌ها و جایگزین‌های تحلیل SWOT

تحلیل ٰSWOT، یک استراتژی ساده و قابل فهم برای شناسایی نقاط ضعف و تهدیدها در کنار نقاط قوت و فرصت‌ها است. ولی تحلیل SWOT فقط یکی از ابزار مورد استفاده در جعبه‌ی ابزار استراتژی است. وقتی SWOT در کنار مدل‌های تحلیلی دیگر مورد استفاده قرار بگیرد، مطمئن باشید که ارزش وقتی که بر آن می‌گذارید را دارد و می‌تواند روند تصمیم‌گیری شما را هدایت کند.

ابزارهای تحلیلی دیگری که می‌توانید استفاده کنید، شامل PEST (عوامل سیاسی (political)، اقتصادی (economic)، اجتماعی (social)، و تکنولوژیک (technological)) تحلیل MOST (ماموریت (mission) هدف (objective)، استراتژی‌ها (strategies) و تدابیر (tactics)) و تحلیل SCRS (استراتژی، وضعیت کنونی (current state)، نیازها (requirements) و راه حل (solution)) هستند.

همچنین تحلیل SWOT می‌تواند باعث شود کسب‌و‌کار ما به روش متعادل‌تر و عمیق‌تری استراتژی‌ها را بررسی و اجرا کند. تحلیل SWOT در حل مشکلاتی که در حین توسعه‌ی طرح کسب‌و‌کار با آنها مواجه می‌شویم مفید است، اما فراتر از این نمی‌رود. استفاده از تحلیل SWOT به تنهایی ارزش‌هایی اصلی کسب‌و‌کار شما را مشخص نمی‌کند، برنامه‌ریزی بدون شناخت هدف و بدون معیارهایی که پیشرفت شما را در راه رسیدن به آن اهداف اندازه‌گیری کنند، بی‌فایده و ناکارآمد خواهد بود.

نقش فن‌آوری اطلاعات در بهبود کسب و کار

این مقاله، به بررسی نقش فن‌آوری اطلاعات در کسب و کار و ایجاد فرصت‌های شغلی پرداخته است. در واقع، فن‌آوری اطلاعات به‌ مثابه موتوری محرک درنظر گرفته شده است که ضمن به‌حرکت درآوردن چرخ¬های شغلی و استخدامی، سبب رشد و پویایی اقتصاد جامعه و ایجاد نوع جدیدی از اقتصاد می¬شود که اقتصاد دانش¬محور نامیده می¬شود. هدف از نگارش این مقاله، مروری بر وضعیت فعلی در بازار کار فن‌آوری اطلاعات و تأکید بر نقش کارگشای آن به‌عنوان یکی از راه¬حل¬های معضل بیکاری در جوامعی است که بخش عظیمی ‌از جمعیت جوان آن‌ها به‌رغم برخورداری از استعداد و انرژی کافی، همچنان از مشکل بیکاری رنج می‌برند..
افزایش جمعیت در کشورهای در حال رشد، کاهش منابع و امکانات موجود در این کشورها و پیدایش نیازهای اجتماعی و اقتصادی جدید، همگی باعث توجه نهادها و مقامات مسئول این کشورها به نیازها و چاره¬اندیشی بنیادین یا مقطعی برای آنها شده است. براساس بررسی¬های صورت گرفته و آمارهای موجود، یکی از مهم¬ترین مشکلات فراروی جوامع در حال توسعه و حتی کشورهای صنعتی مشکل بیکاری است. مجموعه راه¬حل¬هایی که برای رفع این مشکل جهانی ارائه شده است، راه اندازی کسب و کار و یا کارآفرینی نامیده می¬شود. در اقتصاد رقابتی و مبتنی‌بر بازار کنونی که با تغییرات و تحولات سریع بین¬المللی همراه شده و فرایند گذر از جامعه صنعتی به‌ جامعه اطلاعاتی را سبب¬ساز شده است، از کارآفرینی به‌عنوان موتور توسعه اقتصادی یاد می¬شود که می¬تواند در رشد اقتصادی کشورها، ایجاد اشتغال و رفاه اجتماعی نقش مهمی‌ را برعهده داشته باشد. امروزه دیگر اقتصاد ملی جای خود را به اقتصاد جهانی داده است و در این عرصه کشورهایی موفق خواهند بود که فرصت¬های شغلی را تنها به چارچوب جغرافیایی خود محدود نسازند، بلکه فضای کاری وسیعی به وسعت جهان در ذهن خود داشته باشند.
اما واقعاً چه ابزار یا وسیله¬ای می¬تواند چنین فضای گسترده¬ای را فراهم سازد؟ فن‌آوری اطلاعات و در راس آن اینترنت، پاسخ این سؤال را به‌ آسانی داده است. امکانات منحصربه‌فرد اینترنت، زمینه¬ساز پیدایش شکل جدیدی از تجارت شد که امروزه به‌نام تجارت الکترونیک شناخته شده است. انجام تعاملات تجاری به‌صورت پیوسته و سهولت در پرداخت و دریافت وجوه سبب ایجاد تحولی شگرف در شکل و ماهیت تجارت شده است. تمامی ‌این امکانات و توانمندی¬ها به‌دست توانمند کسانی به‌وجود آمده¬اند که فکری خلاق و ذهنی بااستعداد داشته¬اند. اینان کارآفرینان واقعی هستند زیرا نه‌تنها سبب خوداشتغالی و اشتغال¬زایی برای مجموعه¬های انسانی وابسته به خودشان شده¬اند بلکه میلیون¬ها فرصت شغلی را نیز تنها با اتصال به اینترنت برای میلیون¬ها نفر از ساکنان این کره خاکی، فراهم ساخته¬اند. بنابراین، از یک¬سو با فن‌آوری اطلاعات به‌عنوان بستر اشتغال¬زای جهانی روبه¬رو هستیم و از سوی دیگر با کارآفرینانی مواجه می¬شویم که هر روز فرصت¬های جدیدی را برای جویندگان شغل و کار در فضای مجازی ایجاد می¬کنند. این کارآفرینان طیف وسیعی را از ارائه¬کنندگان خدمات و محصولات در اینترنت تا برنامه¬نویسان و متخصصان فن‌آوری اطلاعات در‌‌‌بر می¬گیرند. بنابراین، اقتصاد دنیای امروز بر پایه نوآوری، خلاقیت و استفاده از دانش بویژه دانش اطلاعات و ارتباطات استوار است. چنین اقتصادی را اقتصاد مبتنی ‌بر دانش یا «اقتصاد دانش¬محور می‌نامند.
در این باب، از یک¬سو به تشریح مشارکت فن‌آوری اطلاعات در کسب و کارپرداخته می¬شود و از سوی دیگر تعامل دو سویه میان آن‌ها، مورد بررسی قرار می¬گیرد. در پرتو مباحث مطرح شده، کوشش می¬شود تصویری روشن از توان‌مندی¬های بالقوه و بالفعل این فن‌آوری در ایجاد کمک به فرصت‌های بهبود کسب و ارائه شود
کارآفرینی موضوعی است که از اواخر قرن بیستم موردتوجه محافل آموزشی کشورهای جهان قرار گرفته است. بررسی تاریخ ادبیات کارآفرینی مؤید آن است که این واژه نخستین‌بار در تئوری¬های اقتصادی و توسط اقتصاددانان ایجاد شده و سپس وارد مکاتب و تئوری¬های سایر رشته¬های علوم شده است.
«کانتیلون» که ابداع¬کننده واژه کارآفرینی است، کارآفرین را فردی ریسک¬پذیر می¬داند که کالا را با قیمت معلوم خریداری می¬کند و با قیمت نامعلوم می¬فروشد. «جین بپنتیست سی» کارآفرین را هماهنگ¬کننده و ترکیب¬کننده عوامل تولید می¬داند، اما ویژگی خاصی را برای او در نظر نمی¬گیرد. به ‌بیانی ‌دیگر، به فردی که عوامل تولید (زمین، نیروی کار و سرمایه) را برای تولید، تجارت یا ارائه خدمات ترکیب کند، «کارآفرین» و به کار او «کارآفرینی» گفته می¬شود.
یکی از دیگر تعاریف کامل و جامع کارآفرینی توسط «شوم پیتر» ارائه شده است. وی در کتاب خود با عنوان «تئوری توسعه اقتصادی» بین مفهوم واژه نوآوری و اختراع تفاوت قائل شده و نوآوری را استفاده از خطرپذیری اختراع برای ایجاد محصول یا خدمت تجاری می¬داند. از نظر وی، نوآوری عامل اصلی ثروت و ایجاد تقاضا است. بنابراین کارآفرینان مدیران یا مالکانی هستند که با راه¬اندازی واحد تولیدی – تجاری از اختراع بهره¬برداری می¬کنند.
با توجه به تعاریف ارائه شده در این خصوص می¬توان گفت کارآفرین کسی است که:
 کار و شغل ایجاد کند
 خوداشتغالی و دیگر اشتغالی ایجاد کند
 ارزش افزوده ایجاد کند
 محصولات با خدمات جدید به‌وجود آورد
 خلاقیت و نوآوری کاربردی داشته باشد
 با خطرپذیری، فعالیت¬های تولیدی و اقتصادی انجام دهد
 نیازها را شناسایی و آنها را براورده سازد
 فرصت¬ها را به دستاوردها تبدیل کند
 منابع و امکانات را به‌سوی هدف هدایت کند
 برای تقاضاهای بالقوه محصول بیافریند (پیش¬بینی در عرضه و تقاضا)
 ایده¬ای خلاق را به ثروت تبدیل کند

انواع کارآفرینی
در نگاهی کلی می¬توان کارآفرینی را به دو نوع اساسی تقسیم کرد: کارآفرینی فردی و کارآفرینی سازمانی. اگر نوآوری و ساخت محصولی جدید یا ارائه خدماتی نو با توجه به بازار، حاصل کار فرد باشد، آن را کارآفرینی فردی و اگر حاصل تلاش یک تیم در سازمانی باشد، آن را کارآفرینی سازمانی می‌نامند.
بسیاری از کارآفرینان کار خود را در قالب ایجاد شرکت¬های کوچک و متوسط (SMEها) شروع می¬کنند. این شرکت¬ها سهم بسزایی در توسعه صنایع پیشرفته و ایجاد اشتغال داشته و نسبت به شرکت¬های بزرگ از انعطاف‌پذیری بالایی برخوردارند. لذا بسیاری از دولت¬ها متقاعد شده¬اند که باید بستر رشد را برای واحدهای کوچک و متوسط در قالب انکوباتورها (مراکز رشد فناوری)، پارک‌های صنعتی و فن‌آوری فراهم سازند و آن‌ها را تا زمانی که بتوانند به‌صورت شرکتی مستقل وارد بازار شوند، حمایت کنند. در کشورهای جنوب شرقی آسیا ۹۵ درصد از کل بنیادهای اقتصادی و صنعتی کشورها را SMEها تشکیل داده و به‌عنوان رکن توسعه وظایف و تکالیفی را برعهده آنان میگذارند.

مشارکت فن‌آوری اطلاعات در کسب و کار
امروزه روشن شده است که اطلاعات و ارتباطات، دو قدرت مهم هستند. این دو، هم خود ارزش دارند و هم ارزش به‌ وجود می¬آورند. فردی که از بازارهای مختلف و قیمت اجناس در آن بازارها اطلاع داشته باشد و یا از گذشته و آینده بازار باخبرباشد می¬تواند تصمیمات بهتری برای رسیدن به سود بیشتر بگیرد. اطلاعات علاوه ‌بر ارزش اطلاعات علاوه ‌بر ارزش ذاتی، جنبه دیگری دارد که به دانش منتهی می¬شود و در مکانیزم تصمیم¬گیری و انجام بهتر آن اثر می¬گذارد. ارتباطات نیز مانند اطلاعات ارزشمند بوده و ارزش افزوده¬ای متناسب با اندازه و نوع ارتباطات نصیب افراد می¬کند.
اطلاعات و ارتباطات، دو ابزار اساسی موردنیاز هر نوع کسب و کاری هستند. کسب و کار در انزوا و بدون حمایت نهادها، سازمان¬ها و انسان¬ها امکان-پذیر نیست. راه اندازی کسب و کارو کارافرینی مستلزم کشف یک نیاز اجتماعی است. کشف نیازهای اجتماعی به شناخت اجتماع، نیازهای آن و بافت فرهنگی، اجتماعی و اقتصادی آن وابسته است. در شناسایی نیاز هر فعالیت، ایده¬پرداز یا تئوریسین باید در مورد محیط خود بینش و بصیرت داشته باشد و بداند در نقاط دیگری از دنیا چه راه¬حل¬هایی برای رفع نیاز، ارائه شده است. بنابراین، اطلاعات و دانش مانند ارتباطات از ملزومات هر فعالیت کارآفرینی است..
فناوری اطلاعات و در رأس آن اینترنت، شرایطی تازه را پدید آورده است که در آن، تولیدکنندگان، تامین¬کنندگان، فروشندگان و مشتریان و تقریباً همه عوامل دست¬اندرکار یک چرخه اقتصادی، قادرند در فضای مجازی مشترک با یکدیگر در ارتباط باشند و به تبادل اطلاعات، خدمات، محصولات و پول بپردازند. اینترنت، تئوری¬ها و نظریات جدیدی را به‌میان آورده است که یکی از آنها «اشتغال پیوسته» است. در این نوع اشتغال، فرد شاغل کار خود را با استفاده از امکانات رایانه¬ای انجام می¬دهد و حاصل کار را (که می¬تواند محصولی مانند یک نرم¬افزار و یا خدمتی نظیر کاوش باشد) از طریق اینترنت در اختیار کارفرما یا مشتریان قرار می¬دهد. جالب¬تر اینکه دریافت دستمزد یا پرداخت مبالغ نیز با استفاده از اینترنت و از طریق مجاری اعتباری اینترنتی نظیر حساب¬های اینترنتی و کارت¬های اعتباری صورت می¬گیرد. مجموعه این فعالیت¬ها و تعاملات در قالب آنچه که امروزه تجارت الکترونیک نامیده می-شود، قابل بررسی است.
درواقع تجارت الکترونیکی یکی از نمودها و کاربردهای ویژه فن‌آوری اطلاعات است و هم اکنون حجم وسیعی از تعاملات باز/رگانی در کشورهای پیشرفته به ‌شیوه الکترونیکی صورت می¬پذیرد..
کسب و کار اینترنتی به این موارد خلاصه نمی¬شود و موارد بسیاری بویژه در زمینه نرم¬افزارهای مبتنی‌بر شبکه و همچنین محتویات شبکه وجود دارد. در کسب و کار شیوه¬های جذب مشتریان اینترنتی، بازاریابی اینترنتی، همکاری¬ها و شبکه¬های مجازی، واقعیت مجازی، آموزش و کار از راه دور و… همه و همه گستردگی عصر اطلاعات را نشان می¬دهند..
اینترنت شبکه¬ای مجازی است که تا حد زیادی مستقل از محل است. این شبکه، بازاری بدون مرز است که در آن براحتی می¬توان تجارت کرد. برای این‌ منظور، باید افراد کارآفرین با ایده¬هایی نو، شرکت¬هایی اینترنتی را تأسیس کنند و پس از مدتی‌که ارزش فوق¬العاده¬ای یافتند آنها را بفروشند..
گسترش روزافزون اینترنت در عرصه¬های گوناگون خدمات که برمبنای پیدایش نیازهای جدید صورت می¬گیرد، سبب شده است تا هر روز افراد بیشتری جذب این بازار کار مجازی شوند و شانس خود را در یافتن مشاغل مناسب امتحان کنند. مؤسسات، سازمان¬ها و نهادهای خصوصی و دولتی در تمامی ‌کشورها، بر آن شده¬اند تا معرفی محصولات و خدمات خود را در بستر اینترنت انجام دهند. از این رو، نخستین نیازی که فراروی آنها قرار می-گیرد، مراجعه به افرادی است که از دانش و مهارت کافی برای انجام چنین فعالیت‌هایی برخوردار باشند. طبیعی است که امروزه نمی¬توان مؤسسه¬ای را عاری از متخصصان فن‌آوری اطلاعات یافت. ورود رایانه و فناوری¬های مرتبط با آن به بازار کار و تجارت و کاربرد روزافزون تعاملات اینترنتی، سبب شده است تا بازاری دائمی‌ برای متخصصان فن‌آوری اطلاعات به ‌وجود آید. بنابراین، فن‌آوری اطلاعات به‌عنوان یک پدیده، به‌نوبه خود زمینه¬ساز کارآفرینی در حوزه¬های مختلف شده است.

ویژگی¬های مؤثر فن‌آوری اطلاعات در بهبود کسب و کار
فناوری اطلاعات با برخورداری از ویژگی¬ها و قابلیت¬های مختلف، توانسته است انعطاف¬پذیری شایان توجهی را در زمینه کسب و کار از خود نشان دهد. همین ویژگی¬ها سبب افزایش کارایی این فن‌آوری در امر کارآفرینی و ایجاد اشتغال شده¬اند. در نگاهی کلی، می¬توان به بعضیاز این ویژگی¬ها اشاره کرد:
 افزایش سرعت
محاسبه و پردازش سریع اطلاعات و انتقال فوری آن، زمان انجام کار را کاهش و در نتیجه بهره¬¬وری را افزایش می¬دهد. فن‌آوری اطلاعات امکان جست¬وجو و دستیابی سریع به اطلاعات را نیز فراهم می¬کند.
 افزایش دقت
در مشاغل مبتنی‌بر انسان، دقت انجام کار متغیر است، اما فن‌آوری اطلاعات دقتی بالا و ثابت را تأمین و تضمین می¬کند. در انواع فعالیت¬های پردازشی و محاسباتی دقت رایانه به مراتب بیشتر از انسان است.
 کاهش اندازه فیزیکی مخازن اطلاعات
با توسعه فن‌آوری اطلاعات و به¬کارگیری آن، دیگر لزومی ‌به حمل و نگهداری حجم زیادی از کتاب¬های مرجع تخصصی وجود ندارد. براحتی می¬توان در هر دیسک فشرده، اطلاعات چندین کتاب را ذخیره کرده و یا منابع موردنیاز را از طریق شبکه¬های رایانه¬ای دریافت کرد.
 رفع بعضی‌ از فسادهای اداری
استفاده از فن‌آوری اطلاعات، شفافیت در انجام کارها را افزایش می¬دهد و بسیاری از واسطه¬ها را حذف می¬کند. این دو مزیت کلیدی منجر به رفع بعضی ‌از فسادهای اداری بویژه در سطوح پایین می¬شوند.
 ایجاد امکان کار تمام‌ وقت
به ‌کمک فن‌آوری اطلاعات، بسیاری از استعلام¬ها و مراجعات افراد و غیره از طریق شبکه¬های رایانه‌ای و به‌صورت خودکار انجام می¬گیرد. بنابراین، می¬توان به‌صورت ۲۴‌ساعته از آن بهره گرفت
 ایجاد امکان همکاری از راه‌دور
مخابرات، تلفن، تله‌کنفرانس، ویدئو کنفرانس و همچنین سیستم¬های همکاری و غیره نمونه¬هایی از کاربردهای فن‌آوری اطلاعات در این زمینه هستند.
 کاهش هزینه¬های سیستم یا سازمان
با توجه به موارد فوق، بویژه افزایش سرعت که باعث انجام تعداد کار بیشتر می¬شود و انجام کار تمام‌وقت، بهره¬وری سیستم افزایش می¬یابد و در نتیجه باعث کاهش مقدار زیادی از هزینه¬ها می¬شود.
● وضعیت فعلی و آینده در بازار کار فن‌آوری اطلاعات
گزارشی که بتازگی توسط مجمع فن‌آوری اطلاعات امریکا و ارائه شد، روشن ساخت که در آینده تقاضا برای نیروی کار فن‌آوری اطلاعات (IT) در کشورهای در حال رشد، رو به فزونی خواهد گذاشت و در کشورهای پیشرفته کاهش خواهد یافت..
در کنار این واقعیت¬ها، افق¬هایی امیدبخش نیز به چشم می¬خورند. همان¬طور که اقتصاد تعداد فزاینده¬ای از متقاضیان واجد شرایط کار را به‌وجود آورده است، مدیران کارفرما نیز می¬توانند در پر کردن مشاغل خود آزادی انتخاب بیشتری داشته باشند. در اواخر دهه ۱۹۹۰ در بازارهای رقابتی، کارفرمایان بیشتر مایل به دادن آموزش رسمی ‌و گرفتن تجربه مشخص کاری بودند. با نرمتر شدن بازار، کارفرمایان نیز بیشتر مایل به جذب آموزش و تجارب کاری ویژه شدند. اکنون شرکت¬ها می¬خواهند مشاغل IT خود را به چند دلیل، به خارج از کشور منتقل کنند. این دلایل شامل نیاز به بومی¬سازی گسترده محصولات و خدمات، توانایی استفاده از اختلافات زمانی و جغرافیایی برای ایجاد نوبت¬های کاری دوم یا سوم به‌عنوان راهکاری برای باز نگه‌داشتن بازارها و نیز نوعی استراتژی برای کاهش هزینه¬هاست. از آنجا که طبیعت شرکت¬های خارجی، جمعیت¬های نیروی کاری IT را بیش از گذشته پیچیده ساخته است، بتدریج تعادل سنتی میان هزینه و کیفیت از میان می¬رود. در نتیجه، توسعه خارجی مشاغل بیشتر به‌عنوان یک گزینه مطرح می-شود..
● نتیجه¬گیری
فناوری اطلاعات، تحولات زیادی در تمامی ‌فعالیت¬های اجتماعی از جمله کسب و کار به‌وجود آورده و به‌ عنوان مهم¬ترین ابزار کارآفرینی مدرن مورد توجه قرار گرفته است. همچنین کارآفرینی در فن‌آوری اطلاعات، پهنه وسیعی برای فعالیت دارد. کارآفرینی لازمه توسعه فن‌آوری و بستر کارآفرینی و راه اندازی کسب و کار است. است. بنابراین با تعاملی دوسویه میان این‌دو مواجه هستیم و براساس اهمیت نقش، وظیفه نهادهای مسئول مدنی و اجتماعی مشخص می¬شود. باید کارآفرینی در حوزه فن‌آوری اطلاعات را که همان شبکه¬های ارتباطی و اطلاعاتی است، توسعه دهند و تقویت کنند و امکان دسترسی آسان همگان به این شبکه¬ها را فراهم سازند. ضمن اینکه فرهنگ استفاده از شبکه¬ها را ایجاد کرده و گسترش دهند و قوانین و مقررات لازم را تدوین و اجرا کنند.

BPM چیست؟ (مدیریت فرایند)

bpmچیست؟ مدیریت فرایند چیست؟ مدیریت فرایند کسب و کار و سوالاتی از این دست در این مطلب پوشش داده خواهند شد.

امروزه دغدغه‌های اصلی سازمان‌ها، دستیابی به راه‌ها و روش‌هایی برای اتوماسیون و بهبود فرآیندهای کسب و کار است.  تعداد قابل ملاحظه‌ای که روند رشد فزاینده‌ای نیز دارند، از مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) برای بهبود مؤثر استفاده می‌کنند.

مدیریت فرآیند کسب و کار (Business Process Management = BPM)، شامل متدها، تکنیک‌ها و ابزاری است که برای پشتیبانی از طراحی، اجرا، مدیریت و آنالیز فرآیندهای عملیاتی کسب و کار بکار می‌رود.

مدیریت فرآیند کسب و کار با داشتن الگوهای متعدد مورد نیاز سازمان‌ها، روشی یکپارچه برای تعریف، اجرا، بازبینی و مدیریت فرآیندهای کسب و کار سازمان ها را ارایه می‌کند و با استفاده از متدها و ابزارهای مربوطه، حجم کار توسعه راه کارها را به حداقل رسانده و مدیریت امور را سهل و کارآمد می­کند. بر این اساس می‌توان گفت مدیریت فرایند کسب و کار مجموعه‌ای است از رویکردهای مدیریتی و فناوری مدرن که به نحوی ساختاریافته، منسجم و هماهنگ، برای درک و مستند سازی، مدل‌سازی، تحلیل و بهبود  مستمر فرایندهای کسب و کار مورد استفاده قرار می گیرد BPM مزایای ذیل را بدنبال دارد:

• توسعه و تعالی سازمانی
• ایجاد مزیت رقابتی و جریان ارزش پایدار
• جلب رضایت مشتریان
• چابکی سازمان و فرایندهای سازمانی
• یکپارچه سازی سازمان و فرایندهای سازمانی

در واقع BPM یا مدیریت فرایندهای کسب و کار، ادغامی از دانش و تحقیق در هم‌گرایی و اتصال بین مدیریت و فناوری اطلاعات است که شامل متدها، تکنیک‌ها و ابزاری است برای طراحی، فعال شدن، کنترل و آنالیز  فرآیندهای کسب و کار که خود مستلزم نیروی انسانی، سازمان‌ها، برنامه‌های نرم‌افزاری کاربردی، اسناد و دیگر منابع اطلاعاتی است.

فعالیت‌های اجرا شده توسط سازمان برای مدیریت و بهبود فرآیندهای کسب و کار را پوشش می‌دهد. سیستم‌های BPM ابزار نرم‌افزاری برای مانیتور اجرای فرآیندهای کسب و کار هستند که این امکان را برای مدیران فراهم می‌کنند تا فرآیندها را آنالیز کنند و تغییرات لازم را نسبت به وضعیت اولیه ایجاد نمایند. در واقع BPM  یک “مدل مدیریت” است که برای سازمان‌ها این امکان را فراهم می‌آورد تا فرآیندهای کسب و کار را مانند دیگر اقلام سرمایه‌ای سازمان مدیریت کنند و بهبود دهند.

در یک سازمان با اندازه متوسط تا بزرگ، یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار خوب، به محیط کسب و کار این امکان را می‌دهد تا براساس محیط رقابتی، تغییرات در فرآیندهای کسب و کار را روز به روز اعمال نماید.

BPM با مهندسی دوباره فرآیندهای کسب وکار متفاوت است. وجه تفاوت این دو در آنست که BPM قصد ایجاد تغییرات یکباره و انقلابی در فرآیندهای کسب وکار را نداشته بلکه تکامل مستمر آنها را مد نظر دارد. به علاوه BPM معمولا روش‌های مدیریت را با فناوری اطلاعات ترکیب می‌کند.

در تصویر زیر چرخه عمر BPM یا مدیریت فرایند آمده است. در ادامه به توضیح بخشهای مختلف چرخه خواهیم پرداخت.

---

مراحل مدیریت فرایندهای کسب و کار

در ادامه به توصیف مراحل عمومی مدیریت فرایندهای کسب و کار خواهیم پرداخت.

مجموعه فعالیت‌های BPM به چهار دسته زیر تقسیم می‌شود:

طراحی فرایند(Process Design)

اجرای فرایند(Process Execution)

پایش فرایند (Process Monitoring)

بهبود فرایند (Process Improvement)

---

مراحل عمومی مدیریت فرآیندهای کسب و کار مجموعه فعالیت‌های BPM است که به چهار دسته زیر تقسیم می‌شود:

طراحی فرایند (Process Design):

این فاز شامل درک فرآیندهای کسب و کار موجود و نیز طراحی فرآیندهای جدید می‌باشد. مدل‌سازی و مستندسازی فرایندهای کسب و کار به مدیران سازمان کمک می‌کند تا درک بهتری از کسب و کار خود به دست آورده و در صورت لزوم تغییراتی در روش انجام کار ارائه دهند. نرم‌افزارهای مورد استفاده برای اینکار شامل این اجزاء می‌باشد: ویرایشگرهای گرافیکی جهت مستندسازی فرآیندها, انباره‌هایی برای ذخیره مدل‌های فرآیند و ابزارهای شبیه‌سازی فرآیند کسب و کار برای اجرای فرآیند جهت اندازه‌گیری پارامترهای بازدهی مانند میانگین زمان و هزینه.

همه متخصصین مستحضر هستند که به منظور انجام طراحی باید از ابزاهای تحلیل و طراحی مدیریت فرایند یا به اصطلاح CaseTools استفاده کرد و یکی از بهترین و مهم ترین ابزارهای موجود در دنیا نرم افزار ویزوال پارادایم است.

جهت پی بردن به اهمیت ابزار ویژوال پارادایم مشاهده فیلم زیر توصیه میشود. پس از مشاهده فیلم مطالعه مطلب را ادامه دهید. 

فیلم چرا ویژوال پارادایم

---

اجرای فرایند (Process Execution):

فرایند های مدل شده در مرحله قبل باید اجرا شوند.  وجود مدل‌های سازمانی از فرایندهای کسب و کار و دسترسی همه ذینفعان سازمان به این مدل‌ها، سبب می‌شود تا میزان یکنواختی اجرای فرایند‌های کاری به تدریج افزایش یابد. سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب و کار در این مرحله به جای مدل‌های فرآیندی مبتنی بر متن بر توسعه مدل فرآیندها به صورت گرافیکی تمرکز نموده‌اند که دلیل آن کاهش پیچیدگی توسعه مدل می‌باشد. برنامه‌نویسی ویژوال با استفاده از علائم گرافیکی بازدهی را در تعدادی از بخش‌ها افزایش داده و بوسیله کاربران بخوبی پذیرفته شده است. در این مرحله از قوانین کسب و کار که برای کنترل رفتار سیستم‌ها به کار می‌روند و یک موتور قوانین کسب و کار برای تصمیم‌گیری و اجرای فرآیندها استفاده می‌شود.

همچنین بر همه متخصصین خبره در سطح بین الملل روشن است که پیاده سازی و اجرای فرایندها در بهترین حالت ممکن از طریق BPMS امکانپذیر است.

مشاهده فیلم های زیر بصورت جدی توصیه میگردد:

فیلم چرا BPMS ؟

مزیت دوم سیستم BPMS

---

پایش فرایند (Process Monitoring):

همزمان با اجرای فرایندها، مدیریت سازمان باید عملکرد و نتایج اجرای فرایند‌های کسب و کار را به صورت مستمر اندازه‌گیری کرده و با نتایج از پیش تعیین شده مقایسه کند. هرگونه انحراف از اهداف از پیش تعیین شده باید تحلیل و علت یابی شده و راه‌حل‌های آن تعیین گردد.

بدیهی است پس از اینکه اجرای فرایندها را به نرم افزار BPMS واگذارید کردیم یعنی در زمان کوتاهی موفق به مکانیزه نمودن فرایندها با نرم افزار BPMS شدیم، نسبت به حالت های کاغذی و دستی امکان پایش و نظارت فوق العاده بالاتری خواهیم داشت. خصوصاً از طریق زیر ساخت BAM در سیستم های BPMS

---

بهبود فرایند (Process Improvement):

تحلیل ثبت وقایع استخراج شده در طی نظارت بر فرآیند و مقایسه آنها با یک مدل فرآیند منطقی برای تحلیل‌گر امکان تشخیص و تحلیل گلوگاه‌ها را مهیا می‌سازد. نتایج ناشی از پایش فرایند‌ها، در صورتی که منجر به کشف اشکالاتی در طراحی فرایند‌ها شود، باید در یک فرایند طراحی مجدد مورد استفاده قرار گرفته و اشکالات مشاهده شده در فرایند‌های کسب و کار اصلاح گردد.

به منظور تایید مجدداً تاکید میشود که پس از اجرای فرایندها در حالتی طبیعی و در زمان مناسب و انجام پایش میتوان بهبودهای واقعی بر روی فرایندها اعمال نمود بطوریکه همه شنیده ایم املاء نانوشته را نمیتوان غلط گیری کرد.

---

دستاوردهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا BPM چیست؟

در ابتدا مشاهده فیلم آموزشی چرا مدیریت فرایند مهم است به همه دوستان توصیه میشود. پس از مشاهده فیلم به مطالعه ادامه مقاله بپردازید.

در ادامه در نظر داریم به تشریح این موضوع پردازیم که مدیریت فرآیندهای کسب و کار موفق، بر مبنای اهداف کسب و کار، فرآیندهای کسب و کار را مانیتور و مدیریت می‌نماید و نتایج زیر حاصل اجرای آن است:

بهینه سازی و حذف فعالیت‌های غیر ضروری

بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار در سطح سازمانی و بین دپارتمان‌های سازمان، از اثرات مثبت اجرای BPM یا مدیریت فرایندهای کسب و کار در سازمان است. با حصول کارآیی بیشتر در اجرای یک فرآیند، عملاً کاهش هزینه حاصل خواهد شد و می‌توان ارتباط مستقیمی بین مؤلفه کارآیی و کاهش هزینه برقرار نمود.

بهینه‌سازی یک فرآیند می‌تواند با افزایش کارآیی، کاهش هزینه و افزایش بازدهی در فرایند همراه باشد.

برای انجام بهینه‌سازی می‌توان از سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار استفاده نمود تا به کمک آن، فرآیندهای سازمانی، مانیتور، کنترل، آنالیز و مدیریت شود تا تصمیمات لازم برای بهینه‌سازی آنها انجام پذیرد. در نتیجه مدل‌سازی فرآیند، سازمان می‌تواند فرصت‌هایی برای حذف کارهای غیرضروری بدست آورد.

به علاوه سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار داده‌های مفیدی در زمینه هزینه‌های فرآیند، طول دوره اجرا، بارکاری، بازبینی و بهینه سازی براساس نتایج واقعی فراهم می‌کند.

 چابکی کسب و کار

از دیگر مزایای اجرای BPM یا مدیریت فرایندهای کسب و کار افزایش و بهبود مؤلفه چابکی کسب و کار است.

پارامترهای کسب و کار و شرایط بازار، به سرعت تغییر می‌کنند و مدیران کسب و کار نیاز به توانمندی دارند تا به این تغییرات به سرعت و به طور مؤثری پاسخ دهند.

با استفاده از  BPM سازمان‌ها قادر خواهند بود که محیط‌های کسب و کاری متناسب با نیاز مشتریان ایجاد کنند، تا بتوانند در سطح کسب و کار با ایجاد یک سبد رقابتی خود را سریعاً و به سادگی تطبیق دهند.

تطبیق

سازمان‌هایی که از BPM  استفاده می‌کنند و فرآیندهای خود را اتوماسیون و بهینه‌سازی نموده‌اند، نتایج قابل ملاحظه‌ای در پاسخگویی و بهره‌وری مشاهده می‌کنند.

بهبود تصمیم گیری

با تجمیع همه اطلاعات مرتبط با یک فرآیند و ارائه اطلاعات به شرکای فرآیند، دقت و سرعت تصمیم‌گیری افزایش می‌یابد.

به دلیل اینکه اغلب فرآیندهای کلیدی، نیازمند اطلاعات از سیستم‌های دیگر هستند، با استفاده از واسط‌های اطلاعات، از سیستم‌های دیگر مانند ERP جمع‌آوری و در قالب اطلاعات فرآیند به شرکا ارائه می‌شود. به عبارت دیگر با ارائه اطلاعات به مدیران بر مبنای آنکه آنها دقیقاً چه می‌خواهند (بدون ارائه اطلاعات افزون)، فرآیندتصمیم­سازی و تصمیم‌گیری بسیار راحت‌تر و سریع‌تر انجام می‌شود.

افزایش سرعت کسب و کار و رضایت مشتریان

مدیریت فرآیندهای کسب و کار می‌تواند با حذف تأخیرها، خودکارسازی بخش‌هایی از فرآیند، موازی سازی فرآیندها و ایجاد محدودیت‌های زمانی برای هر قدم زمان سیکل را تا ۹۰% کاهش دهد. با کاهش زمان سیکل و حصول اطمینان از اینکه هیچ فعالیتی از قلم نمی‌افتد، مشتریان داخلی و خارجی سازمان سریع‌تر و راحت‌تر به اطلاعات و پاسخ های مورد نیازشان دست می‌یابند.

---

در انتها ذکر این نکته ضروری است که به منظور اجرا و تحقق مناسب مدیریت فرایندهای کسب و کار یا همان BPM در سازمان ها بکارگیری متدولوژی مناسب از مهم‌ترین عوامل موثر در موفقیت یک پروژه مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) محسوب می‌شود.