سرعت تغییر و پیشرفت در فناوری‌ها بسیار بیشتر از زمان مورد نیاز برای تربیت افراد متخصص، برگزاری دوره‌های آموزشی و توسعه منابع انسانی است. نه تنها فناوری با سرعت بسیار بالایی تغییر می‌کند بلکه محصولات، خطوط تولید و قوانین هم از این رویه پیروی می‌نمایند. بر این اساس، بر روی سرعت بخشیدن به تولید دانش و همگانی کردن آن تمرکز صورت گرفته‌است. مدیریت دانش مقوله ایست که پاسخ این پرسش را می‌دهد. پیش از بحث در این مورد اصل قضیه -فرایندهای مدیریت دانش – لغات و کلمات کلیدی، مدیریت دانش که از این پس آن را KM می‌نامیم، و برخی فاکتورهای مهم و مؤثر آن معرفی می‌شوند. هدف، ایجاد یک دید کلی از موضوع و و موارد مربوط به آن است. اگر چه هر سازمان به شکلی از آغاز با دانش درگیر بوده ولی این بدین معنی نیست که کنترل و هدایت فرایندهای دانش محور امری آسان است. سازمان‌ها نمی‌توانند به شکل صحیح دانش را مدیریت کنند چرا که دانش افراد به صورت درونی و تلویحی است؛ اگرچه می‌توانند محیط عملیاتی را به منظور توسعه و اشتراک اطلاعات (Information) مدیریت کنند.
با توجه به تعریف دانش، مدیریت دانش یا KM عملی کلی به منظور مدیریت فرایندهای خلق، ذخیره و نگهداری و به اشتراک گذاردن دانش است؛ که به طور عمومی باید شامل شناسائی وضعیت موجود، تشخیص، وضوح نیازها و خواسته‌ها و بهبود فرایندهای مورد اثر باشد و به تبع آن پروژه‌های مدیریت دانش پروژه‌های بهبود بخشی هستند. در این گونه پروژه‌ها سه جنبه اصلی باید مد نظر باشد.
ویدیویی، آموزش، اسناد، وب‌گاه‌ها) به طور کلی مدیریت اطلاعات(IM). به دلیل این که KM در چنین ابعادی تغییر می‌کند باید فعالیتهای زیر را که به آن مربوط است در نظر داشته باشد.
BPR: باز مهندسی فرایندهای کاری
DMS: سیستم‌های مدیریت اسناد
HRM: مدیریت منابع انسانی
QM: مدیریت کیفیت
با ظهور مدیریت دانش به عنوان یک دیسیپلین ارزشمند، محصولاتی با نام سیستم‌های مدیریت دانش، برای سازمان‌ها، پا به عرصه وجود گذاشتند. تحت نام سیستم مدیریت دانش (KMS)، مجموعه بسیار گسترده و متنوعی از محصولات، ارائه می‌شود که بخش عمده‌ای از آنها را نمی‌توان یک سیستم مدیریت دانش واقعی به حساب آورد؛ برای این که دریابیم یک سیستم مدیریت دانش سازمانی چیست، بهتر است به جنبه‌های دیگر مدیریت دانش نیز نگاه متوازنی داشته باشیم: مدیریت دانش، در حقیقت، به توانمندی‌ها و قابلیت‌های از سازمان در تولید ارزش از دانش اشاره دارد که حوزه‌های زیر در آن نقشی پررنگ دارند.
به این ترتیب، می‌توان دریافت، اگرچه مدیریت دانش، به هیچ وجه مقوله‌ای تکنولوژی-محور نیست، اما استفاده از تکنولوژی مناسب، در به هدف رسیدن پروژه‌های مدیریت دانش به عنوان یک ضرورت مطرح می‌شود. از این رو، برخی سازمان‌ها همواره برای اجرای پروژه‌های KM به دنبال سیستم‌های مدیریت دانش می‌گردند. این جا، جایی است که مشکلات آغاز می‌شود!
از آن جایی که مدیریت دانش، فعالیت‌ها و تکنیک‌های بسیاری را پوشش می‌دهد، عبارت «سیستم مدیریت دانش» نیز چنین حالتی به خود می‌گیرد. سازمان، بدون تعریف و مرزبندی قابلیت‌های یک چنین سیستمی مطمئناً در ایجاد مدیریت دانش سازمانی دچار سردرگمی می‌شود.
خطری که در پی این سردرگمی، سازمان را تهدید می‌کند، خرید راهکارهای تکنولوژی، بدون درک عمیق و صحیح از قابلیت‌ها و توانمندی‌های سازمان و نقاط مستعد برای محصولات تکنولوژی دانش است.
یک سازمان بایستی با توجه به ۳ عنصر کلیدی مدیریت دانش (افراد، فرایندها و محتواها)، راهکار تکنولوژی مناسب را برای خود تعریف نماید. به این ترتیب ابزارهای تکنولوژی دانش باید در پی شناخت مناسب نیازمندی‌های سازمان، مورد استفاده قرار گیرد.
نرم‌افزار مدیریت دانش MTAShare یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر وب است که امکان نصب روی شبکه‌های محلی و جهانی را دارا بوده و قابلیت کسب، خلق، ارزیابی، ذخیره‌سازی، تسهیم و بازیابی دانش‌های خلق شده توسط پرسنل سازمان در حین فرایندهای کاری را فراهم می‌کند. نرم‌افزار مدیریت دانش MTAShare فواید زیر را برای سازمان شما به همراه خواهد داشت:
زیر سیستم ورود دانش نرم‌افزار MTAShare به هرکاربر این امکان را می‌دهد که از هر نقطه و در هر زمان آموزه فراگیری شده خود را به صورت طبقه‌بندی شده جهت ثبت به‌نام خود به نرم‌افزار وارد و اطلاعات پیوست مورد نیاز را بدون محدودیت در نوع فایل به آن پیوست کند. آموزه‌های وارد شده سپس جهت ارزیابی برای خبرگان موضوع (که توسط نرم‌افزار انتخاب می‌شوند) ارسال می‌شوند . در مرحله ارزیابی، دانش‌ها توسط خبرگان بررسی شده و نمره کسب می‌کنند. زیرسیستم ارزیابی، نمرات داده شده را تجمیع و به‌عنوان نمره نهایی دانش ثبت می‌کند. دانش‌هایی که در مرحله ارزیابی نمره قابل قبول دریافت کرده‌اند، در بانک دانش‌های نرم‌افزار ثبت می‌شوند. بانک دانشی MTAShare قابلیت‌های گوناگونی را جهت استفاده از دانش‌های ثبت شده در اختیار کاربران قرار می‌دهد که می‌توان آنها را به دو دسته قابلیت‌های جستجو پیشرفته و یکپارچه و قابلیت‌های تعاملی (interactive tools) تقسیم کرد.
امکان ارائه گزارش‌های بکارگیری دانش‌ها، قابلیتی است که به منظور آگاهی سازمان از اثربخشی دانش‌های کارکنان در نرم‌افزار مدیریت دانش MTAShare تعبیه شده است.
MTAShare هم‌چنین این امکان را به شما می‌دهد تا دانش آشکار موجود در سازمان خود را با استفاده از زیر سیستم مستندات دانشی گردآوری، طبقه‌بندی و مدیریت کنید.
زیر سیستم انجمن‌های خبرگی این نرم‌افزار با بهره‌گیری از قابلیت شکل‌دهی و مدیریت انواع انجمن‌های خبرگی در سازمان، ایجاد پرسش و پاسخ‌های دانشی و برگزاری و مدیریت جلسات حضوری، فضایی شکل می‌دهد که مبنای برقراری تعاملات دانشی هرچه موثرتر میان اعضای هر انجمن می‌باشد. زیر سیستم نقش دانش MTAShare سازمان را از تمامی منابع دانشی خود در حوزه‌های دانشی مرتبط با سازمان آگاه کرده و به کاربران این امکان را می‌دهد که این منابع را به راحتی شناسایی کرده و مورد ارجاع قرار دهند.
به‌منظور انگیزه‌مند نمودن کارکنان سازمان جهت مشارکت هرچه‌بیشتر در فعالیتهای مدیریت دانش، نرم‌افزار MTAShare از دو زیر سیستم انگیزشی نشان‌های دانشی و پاداش‌دهی بهره می‌برد. با استفاده از این دو زیر سیستم، کلیه فعالیتهای دانشی کاربران از طریق نرم‌افزار رصد شده و کاربران توسط نرم‌افزار به سوی مشارکت در فعالیتهای دانشی‌ای که تا کنون کمتر به آنها پرداخته‌اند، هدایت می‌شوند.
نرم‌افزار MTAShare مجموعه کاملی از انواع گزارش‌ها از وضعیت دانشی سازمان را در اختیار مدیران برخوردار از سطح دسترسی لازم قرار می‌دهد تا بتوانند با استفاده از آنها به درکی جامع از وضعیت فعالیت دانشی سازمان برسند. این گزارش‌ها عبارتند از:
چند مثال زیر را در نظر بگیرید، راه حل این مثال‌ها، مجموعه‌ای از تکنیک‌های مدیریت دانش است که بخشی از آن می‌تواند یک تکنولوژی مناسب مدیریت دانش باشد:
یک شرکت کوچک، که بخشی از آن متعلق به یک سازمان بزرگتر است، از سوی مدیران بالاتر تحت فشار قرار می‌گیرد که حجم نیروهای خود را کاهش دهد. مسئولیت این کاهش نیرو، بر عهده مدیرعامل شرکت کوچکتر بود که پس از یررسی‌های انجام گرفته تعدادی از نیروها را انتخاب کرد. هشت ماه بعد، طی مذاکرات یک قرارداد جدید، مشخص شد چند تن از نیروهای زبده و مورد نیاز برای این قرارداد، در کاهش نیرو، از دست رفته‌اند!
شرکتهای بزرگ بسیاری بدون آگاهی از کلیه نقش‌های مدیران میانی، دست به مسطح سازی ساختار سازمانی و حذف مدیران میانی زده‌اند، اما پس از این کار دریافته‌اند بهره‌وری، عملکرد نیروهای انسانی و راندمان کل سازمان با خطرات عمده مواجه شده‌است! این مثال، مشکلی است که یک مدیر عامل ناامید در مورد سه سرپرست کف کارگاه خود عنوان می‌کند: یکی از سرپرست‌ها فردی توانا و بسیار مناسب برای شغل خود است، که مشکلات را پیش از وقوع شناسایی می‌کند و عملکرد کارگاه خود را همواره تضمین می‌نماید. دو نفر دیگر فاقد شرایط لازم هستند و مانند فرد اول عمل نمی‌کنند. یکی از راهکارها این است که این دو نفر با دو سرپرست مناسب جایگزین شوند. ما دریافتیم موارد کیفی که سرپرست اول را قادر به عملکرد مناسب می‌ساخت، را نمی‌شناسیم تا بر اساس آن دست به اقدام بزنیم؛ باید راه حل‌های بهتری هم باشد…
شرکت بزرگ A پروژه‌های متعددی در نقاط مختلف کشور در حال اجرا دارد، به گونه‌ای که تمامی نیروهای متخصص آن به سختی در گیر پروژه‌ها هستند و امکان تأمین و تربیت نیروی انسانی در کوتاه مدت، به دلیل پیچیدگی تخصصی وجود ندارد. این شرکت در بزرگترین مناقصه تاریخ خود برنده می‌شود! آیا چنین پروژه با ارزشی رها شود؟ آیا کیفیت دیگر پروژه‌ها قربانی شود؟...
شرکت B سازمانی است دارای قدمت که مزیت رقابتی اصلی آن مدیران با سابقه و توامند آن است، از آن جا که این افراد، هم‌زمان آغاز به کار کرده‌اند تا پنج سال دیگر بازنشسته می‌شوند، پیداست که سازمان این مشکل را حس کرده‌است که با رفتن این افراد مشکلات زیادی بروز می‌کند؛ چه باید کرد؟ اگر زمان بازنشستگی آنها شش ماه دیگر بود چطور؟ اگر شش ماه پیش بازنشسته شده بودند و سازمان تازه به اهمیت آنها پی برده بود چه طور؟
نیروهای فروش، ارائه خدمات و پشتیبانی و روابط عمومی بیش از هر تکنسین یا متخصصی در شرکت خودروسازی C، با نیازمندی‌های مشتریان و خواسته‌های آنها در تماس هستند و از سوی دیگر، توانمندی آنها در حل مسائل مشتری و نحوه برخورد آنها با مخاطبان است که تصویر ذهنی مشتری از شرکت C را شکل می‌دهد. اما از آن جا که شعب فروش و خدمات بسیاری از شرکت C در حال فعالیت هستند، ایجاد این یکپارچگی در برخورد با مشتری و دستیابی به نیازمندی‌های خالص مشتریان به یک چالش بزرگ برای C تبدیل شده‌است.
طرح‌های مستندسازی تجارب خبرگان، جهت استخراج، مستندسازی و طبقه‌بندی دانش‌های پیشینی خبرگان تدوین می‌شوند. مدیران و خبرگان سرمایه‌های گران‌بهای دانشی سازمان‌ها هستند که هرساله با بازنشستگی‌ها و جدائی‌شان از سازمان، خلأئی جدی در فرایندهای کاری بوجود می‌آورند. در راستای به‌حداقل‌رسانی این ضایعه و حفظ و حراست از این گنجینه‌های دانشی، طرح‌های مستندسازی تجارب خبرگان تعریف می‌شود.
اهداف طرح‌های مستندسازی تجارب خبرگان
۱. تدوین نظامی برای شناسائی خبرگان سازمانی درفیلدهای گوناگون درخت دانشی سازمان
۲. استخراج دانش‌ها و تجارب خبرگان سازمانی در برهه‌های زمانی متفاوت (در آستانه بازنشستگی یا دوره‌های زمانی منظم)
۳. بسته‌سازی دانش‌ها و طبقه‌بندی آنها
۴. ایجاد امکان قابلیت جستجوهای پیشرفته در میان دانش‌های استخراج شده و غنی‌سازی دانش‌ها توسط خوانندگان
۵. تدوین کتابچه‌های دانشی خبرگان
۶. تدوین رویه‌های مستندسازی تجارب خبرگان در سازمان بصورت دائمی و همیشگی
تعداد زیادی از سازمان‌های ایرانی، ضرورت مدیریت دانش را احساس کرده و اقدام به استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت دانش و راهکارهای آن، به منظور نیل به اهداف سازمانی نمودند. در ادامه لیستی از این سازمان‌ها و نرم‌افزار مدیریت دانش مورد استفاده آنها ارائه می‌گردد.
یکی از بزرگترین دغدغه‌های این شرکت، خروج افراد کلیدی آنها به دلیل عمدتاً بازنشستگی یا انتقال کارکنان به شرکتهای پتروشیمی خصوصی شده یا سایر بخشهای وزارت نفت بوده که به دنبال آن سازمان از دانش‌های مکتوم در اذهان این خبرگان که طی سال‌ها در صنعت پتروشیمی پدید آمده بود، بی نصیب می‌ماند و در نتیجه اشتباهات، مجدداً تکرار شده و موفقیت‌ها باز تولید نمی‌گردند.
قدیمی‌ترین مجتمع پتروشیمی ایران همواره شاهد آمد و شد خبرگان و کارشناسانی بوده است که دانایی‌های خود را سینه به سینه نقل می‌نموده‌اند. وسعت یافتن فعالیت‌ها و نو شدن تکنولوژی‌ها و هزینه بالای خطاها باعث گردید این شرکت به دنبال راهکاری برای هدایت فرایندهای مدیریت دانشی خود باشد شرکت پتروشیمی رازی با استفاده از مشاوره و همراهی شرکت در سال ۱۳۸۶ اقدام به پیاده‌سازی طرح جامع مدیریت دانش نمود. با استقرار مدیریت دانش در شرکت، دانش‌های کارکنان ثبت و به اشتراک گذاشته شد، ساختار مدیریت دانش شکل گرفت و نرم‌افزار MTAShare مورد استقبال و استفاده پرسنل واقع گردید. شرکت پتروشیمی رازی با توجه به پیاده‌سازی موفق مدیریت دانش، موفق به دریافت ۲بار تندیس جایزه ملی مدیریت دانش نیز گردید. مدیران شرکت با درک مزایای مدیریت دانش، توسعه و نهادینه‌سازی مدیریت دانش در فرایندهای شرکت را در دستور کار خود قرار داد.
فولاد خوزستان، بخش عمده‌ای از توانایی خود را مرهون دانش فنی و تجربی بالای پرسنل و کارشناسان خود می‌باشد. دستیابی مداوم به تکنولوژی‌های جدید و دانش‌های تجربی فنی و مدیریتی اداره بخشهای مختلف فولاد خوزستان این شرکت را بر آن داشت که از آغاز سال ۱۳۸۸ طرح جامع مدیریت دانش را آغاز نماید. در این طرح از بازوی مشاوران خارجی از دانشگاه مونیخ آلمان نیز برخوردار شد.
صنایع هواپیماسازی ایران (هسا) که در سال ۱۳۵۴ تأسیس شده است، نخستین تولیدکنندهٔ هواپیما و مشهورترین صنایع هوانوردی در ایران است.
شرکت هواپیما سازی ایران در جهت آغاز فعالیتهای مدیریت دانشی خود را در سال ۱۳۸۹ به انجام رساند.
مدیریت دانش دفاعی و استقرار مدیریت دانش در حوزه‌های دفاع و ارتش همواره مورد تأکید صاحب نظرات این حوزه بوده است. ارتش جمهوری اسلامی ایران نیز به عنوان برترین و پیشرفته‌ترین نیروی نظامی و دفاعی منطقه، پیاده‌سازی مدیریت دانش را به عنوان راه حلی در جهت کارآمد نمودن توان فنی، مدیریتی و دفاعی خود برگزیده است و در این راستا طرح فروش و بومی‌سازی نرم‌افزار مدیریت دانش در پایلوت آجا (ستاد مشترک آجا) در قالبی پروژه‌ای ۷ ماهه در سال ۱۳۹۰ توسط آغاز شده است.
انجمن‌های خبرگی گروهی از کارشناسان می‌باشند که علایق و وابستگی‌ها و مسائل مشترک کاری دارند و آنها را با هم به اشتراک می‌گذارند و در خلال تعاملات منظم خود یادمی‌گیرند که چطور کارها را بهتر انجام دهند. در جلسات COP تجربیات پرسنل ردوبدل می‌شود، در این جلسات کارشناسان دربارهٔ یک موضوع کاری بحث و تبادل نظر می‌کنند، و تجربیات، پیشنهادها و نکات فنی مدیریتی را مطرح می‌کنند. انجمن‌های خبرگی باعث تسهیم بهتر دانش و بهتر شناخته شدن خبرگان موضوعات کاری، پرسیده شدن راحت‌تر سئوالات و نتایج مطلوب دیگر می‌شود.
انجمن‌های خبرگی در بسیاری از سازمان‌های ایرانی با موفقیت پیاده‌سازی شده است که از جمله آنها می‌توان به شرکت پالایش نفت بندرعباس، شرکت فولاد خوزستان و شرکت پتروشیمی بندر امام اشاره نمود. شرکت پالایش نفت بندرعباس را می‌توان یک نمونه موفق در امر پیاده‌سازی و بکارگیری مؤثر از راهکار انجمن‌های خبرگی برشمرد.
از جمله نتایج می‌توان موارد زیر را نام برد: